Integritetspolicy för kunder och intressenter

Tillämpningsområde

I denna dataskyddsbeskrivning för kunder och företagets övriga intressenter (”Intressentbeskrivning”) beskrivs hur de bolag som ingår i Aspias tjänsteverksamhet (”Aspia”) samlar in och behandlar personuppgifter i följande sammanhang:

marknadsföring och försäljning av tjänster
kundavtal och kundhantering;
produktion och användning av tjänster (t.ex. behörighetshantering);
inköp av tjänster, leverantörsavtal och leverantörshantering;
förvärv av tjänster, leverantörsavtal och leverantörshantering;
samarbetsprojekt och hantering av intressenter;
potentiella kunder och hantering av dessa; samt
evenemang anordnade av Aspia och hantering av dessa.

Vänligen läs vid behov noggrant igenom denna Intressentbeskrivning och Aspias generella integritetspolicy innan du börjar använda våra tjänster eller inleder affärsförbindelser med oss..

Insamling av personuppgifter

Vi samlar in dina personuppgifter på olika sätt. Primärt samlar vi in och bearbetar data, vilka

tillhandahålls av dig när du kommunicerar eller har kontakt med oss, till exempel i samband med avtalstecknande eller kundkännedomsprocesser (Know Your Customer), när du köper våra tjänster, erbjuder oss tjänster, besöker våra kontor eller deltar i våra marknadsförings- eller sociala mediekampanjer eller andra evenemang;
genereras i olika sammanhang till exempel när du använder våra tjänster, loggar in i våra tjänster, genomför olika affärshändelser (t.ex. betalar fakturor), gör registreringar eller deltar i ett evenemang anordnat av Aspia; och
erhålls från andra bolag inom Aspias tjänsteverksamhet, från offentliga källor eller via tredje part i enlighet med tillämplig lagstiftning. Detta inkluderar uppgifter från det företag du representerar eller som du på annat sätt har ett sakligt samband med, handelsregistret eller andra myndighetsregister, företagsdatasystem eller andra motsvarande offentliga databaser, såsom listor över ekonomiska sanktioner eller frysning av tillgångar.

Vi kan kombinera personuppgifter om dig, såsom uppgifter från offentliga källor och uppgifter som erhållits i olika kontaktsammanhang (exempelvis vid ingående av avtal, tillhandahållande av tjänster eller i samband med evenemang).

Du är inte skyldig att lämna dina personuppgifter till oss, men en vägran kan försvåra eller hindra oss från att ha en affärsförbindelse med dig (eller det företag du representerar) eller från att utföra vissa åtgärder som du begärt.

Personuppgiftskategorier

Vi samlar in och behandlar personuppgifter som tillhör följande personuppgiftskategorier:

basuppgifter, såsom namn, titel och relation till det företag du representerar samt kontaktuppgifter (e-postadress, postadress och telefonnummer), medborgarskap och kommunikationsspråk;
uppgifter relaterade till affärsförhållandet, såsom tjänste- och beställningsuppgifter, avtalsuppgifter, betalningsuppgifter, faktureringsuppgifter eller uppgifter om besök, t.ex. kameraövervakningsbilder eller fordonets registreringsnummer;
uppgifter relaterade till kundkännedom som krävs enligt lag, såsom identifieringsuppgifter, uppgift om behörighet att företräda bolaget, basuppgifter om kunden, dennes företrädare, ansvarsperson och verkliga huvudman (inkl. personnummer), uppgift om ovannämnda persons eller dennes närståendes politiska utsatthet (PEP) och grunden för denna, eller uppgifter från sanktionslistor;
marknadsföringsuppgifter, såsom preferenser samt samtycke till eller förbud mot marknadsföring;
din kommunikation och olika interaktioner med oss samt tillhörande uppgifter och material, såsom korrespondens, tjänstebegäranden, samtalsinspelningar, ditt deltagande i olika kampanjer (video, ljud och annat material, t.ex. innehåll i sociala medier) och evenemang vi anordnat, samt uppgifter om utövandet av den registrerades rättigheter;
tjänsteuppgifter, såsom användarnamn, lösenord och andra identifieringsuppgifter samt personuppgifter som uppstår i samband med tillhandahållandet av tjänster, t.ex. användnings- och inloggningsuppgifter;
projektuppgifter, såsom resurstilldelning, uppdrag och tidsredovisning;
övriga uppgifter som fastställs från fall till fall baserat på ditt samtycke.

Uppgifter som inte kan identifiera enskilda fysiska personer kan samlas in och användas för vilket ändamål som helst. Sådana uppgifter omfattar statistiska eller demografiska uppgifter som samlas in exempelvis i samband med tillhandahållandet av tjänster eller evenemang anordnade av Aspia.

Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Vi samlar in och behandlar endast personuppgifter som behövs för att bedriva vår verksamhet, etablera och hantera våra affärsrelationer och för andra relevanta operativa eller kommersiella ändamål, inklusive behandling av personuppgifter för anonymisering av dem.

Dina personuppgifter behandlas för följande ändamål:

1. HANTERING VID FÖRSÄLJNING OCH KUNDFÖRHÅLLANDEN

Vi kommer att behandla dina personuppgifter för att kunna sälja våra tjänster och för att hantera kundrelationen mellan oss, eller det företag du representerar, inklusive ingående i en kundrelation och för kundsupport, fakturering och kontrakt. I dessa fall baseras vår behandling av personuppgifter på avtalet mellan dig, eller det företag du representerar, och oss, eller våra legitima intressen att betjäna dig utifrån dina önskemål.

2. INFÖRSKAFFANDE AV TJÄNSTER, SAMARBETE OCH HANTERING AV AFFÄRSRELATIONER

Vid inköp av våra tjänster eller i samband med samarbetsprojekt, kan vi behandla dina personuppgifter för att hantera affärsrelationer mellan oss och dig, eller det företag som du representerar, och relaterade interaktioner, inklusive hantering av fakturering, rapportering och kontrakt. I dessa fall är vår bearbetning baserad på avtal mellan dig, eller det företag du representerar, och oss eller våra legitima intressen att skaffa tjänster som är nödvändiga för att bedriva vår verksamhet och för att samarbeta med våra utvalda partners samt för att hantera tillhörande affärsrelationer.

3. SERVICEBESTÄMMELSER

I samband med att vi tillhandahåller våra tjänster kan vi behandla dina personuppgifter för att erbjuda och leverera tjänster till dig eller företaget du representerar, samt att hantera våra projekt och verksamhet, inklusive rättighetshantering, kundsupport och assistans, serviceförfrågningar och korrigering av fel, fakturering och rapportering. I dessa fall är vår bearbetning baserad på avtal mellan dig, eller det företag du representerar, och oss eller våra legitima intressen att hantera vårt tillhandahållande av tjänster, projekt, leveranser och fältarbete på ett lämpligt sätt.

4. KOMMUNIKATION, MARKNADSFÖRING OCH ANALYS

i kan behandla personuppgifter för marknadsföring och för att informera dig om de tjänster som erbjuds av bolag inom Aspias tjänsteverksamhet eller om Aspia som företag. Sådan behandling kan även vara relaterad till produktion av material eller innehåll för marknadsföring eller kampanjer i sociala medier. Dina personuppgifter kan även användas för marknadsundersökningar och kundenkäter. Dessutom kan dina personuppgifter användas för analys i syfte att utveckla och förbättra kund- eller användarupplevelsen, vår egen verksamhet eller våra partners verksamhet. Vi kan kombinera uppgifter om dig som vi har erhållit från offentliga källor och vid olika typer av kontakt. Behandlingen av personuppgifter baseras på avtalet mellan oss och dig (eller det företag du representerar), vårt berättigade intresse av att få relevant information för att bättre kunna förstå våra intressenter, såsom våra kunder, samt för att marknadsföra våra tjänster och utveckla vår verksamhet.

Du kan när som helst motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter för direkt marknadsföring (se avsnittet "Dina rättigheter" i generell integritetspolicy)

5. SERVICEUTVECKLING, INFORMATIONSSÄKERHET OCH INTERNRAPPORTERING

Dina personuppgifter behandlas för att säkerställa kvaliteten och informationssäkerheten för våra tjänster. Vidare kan vi komma att behandla personuppgifter för att analysera och samt för att utveckla våra tjänster och verksamheter såsom för att skapa nya funktioner för våra produkter, automatisera vår verksamhet, träna artificiell intelligence eller för att förbättra våra processer samt för statistiska ändamål t.ex. för att hantera vår verksamhet. I dessa fall baseras behandlingen på vårt berättigade intresse av att säkerställa att våra tjänster har en adekvat nivå av informationssäkerhet samt att tillhandahålla våra tjänster på ett effektivt sätt genom att använda tillgänglig teknik samt att säkerställa konkurrenskraften för våra tjänster och verksamheter.

6. TILLÄMPNING AV VÅRA JURIDISKA RÄTTIGHETER OCH ÖVERENSSTÄMMELSE MED LAGEN

Vi kan också behandla dina personuppgifter i syfte att utreda missförhållanden och för att skydda, försvara eller genomdriva våra rättigheter i olika officiella förfaranden eller tvister, såsom att visa efterlevnad av våra avtalsförpliktelser eller svara på rättsliga anspråk.

I dessa situationer baseras behandlingen på att vårt berättigade intresse kan visa att vår verksamhet efterlevs och skydda våra rättigheter på ett lämpligt sätt. Lagstiftning om förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism ålägger oss att identifiera våra kunder och ta reda på information om deras verksamhet och ägandet av kundföretag, t.ex. för att identifiera politiskt utsatta personer eller personer som är föremål för ekonomiska sanktioner samt faktiska förmånstagare av kundföretaget.

Vi kan behandla dina personuppgifter för att även uppfylla andra lagstadgade skyldigheter som att uppfylla myndigheternas (t.ex. skattemyndighetens) förfrågningar.

7. ANDRA SYFTEN DU HAR SAMTYKT TILL

Vi kan även behandla dina personuppgifter för ett eller flera specifika ändamål, om du har samtyckt till sådan behandling.

Marknadskommunikation

Vi skickar kommersiell e-post som kan innehålla spårningsteknik (web beacons, cookies eller liknande) som tillåter oss att veta vad du gör med meddelandet (öppna, läsa etc.) t.ex. om du öppnar meddelandet eller klickar på någon länk. När du klickar på en länk i vårt marknadsförings-e-postmeddelande använder vi också en cookie för att logga vilka sidor du visar och vilket innehåll du laddar ner från vår webbplats.

Du kan själv bestämma över behandlingen av dina personuppgifter för marknadsföringsändamål. Du kan när som helst begära att Aspia upphör med att skicka marknadsföringsmeddelanden genom att klicka på den avregistreringslänk som finns i alla sådana meddelanden eller genom att skicka e-post till adressen [email protected]. I sådana fall sparar vi en minimal mängd av dina personuppgifter för att kunna efterleva den spärr mot direktmarknadsföring som du har begärt.

Observera att även om du väljer bort direktmarknadsföring kan vi behöva kontakta och kommunicera med dig i samband med andra ändamål som dina personuppgifter behandlas för t.ex. i samband med tjänsteleverans eller på grund av prisförändringar.

Förändringar av policy

Vi kan uppdatera denna policy när som helst, om det behövs för att återspegla förändringar i våra rutiner för behandling av personuppgifter. Den senaste uppdateringen gjordes den 20:e maj 2024.