Ett partnerskap i tillväxt: – Food Folk Suomi Oy (McDonald’s Finland) och Aspia
Aspia har varit Food Folk Suomis lönepartner i över tio år. McDonald’s-restaurangerna i Finland drivs enligt en franchisingmodell, där Food Folk Suomi Oy ansvarar för styrningen av verksamheten. Totalt har kedjan 90 restauranger, varav 21 ägs direkt av bolaget, det vill säga Food Folk Suomi.
Verksamhetsmiljön har förändrats avsevärt under årens lopp. I takt med att roller, system och förväntningar har skiftat, har även samarbetet tvingats förnyas och utvecklas.
Utgångsläget: tillväxt, förändringar och en alltmer komplex vardag
Digitalisering, nya system och ett växande antal integrationer har ökat kraven på HR och löneadministration. En av de största förändringarna inleddes för cirka fem år sedan när Food Folk började bygga ett gemensamt HR-system. Förändringen påverkade direkt även lönehanteringen, eftersom den nya systemmiljön krävde integrationer och förändrade informationsflödet mellan HR och löneavdelningen.
Muutokset näkyivät myös yhteistyössä Aspian kanssa.
Förändringarna märktes även i samarbetet med Aspia. ”Mitt samarbete med Aspia har utvecklats i takt med att mina egna roller har förändrats”, säger Jessica Jokinen, HR-direktör på McDonald’s Finland, glatt.
Jokinen har sett samarbetet ur flera perspektiv, då hon har arbetat med Aspia ända sedan sin tid ute i restaurangerna. Den långa gemensamma historien har byggt en förståelse för hur löneadministrationen i en stor och snabbt föränderlig organisation utvecklas stegvis.
Mål: att säkerställa en tillförlitlig vardag och stödja en kontrollerad tillväxt
Målet med samarbetet var ett långsiktigt partnerskap som skulle stödja affärsverksamheten mitt i förändringarna. När systemmiljön utvecklades och HR-helheten blev mer komplex än tidigare, var målen att:
- Säkerställa en enhetlig och tillförlitlig lönehantering i en stor organisation
- Bygga fungerande integrationer kring det nya HR-systemet
- Utveckla samarbetet så att det håller även under utmanande faser
- Bevara ett mänskligt och öppet sätt att samarbeta
”Vi har en särskilt bra kommunikation sinsemellan och vi kan ge varandra feedback och stöd. Vi strävar också alltid efter att utveckla vårt samarbete”, berättar Jokinen.
Lösning: systemreform och integrationer i nära samarbete
Ett av de avgörande stegen var uppbyggnaden av det gemensamma HR-systemet och dess integrationer från lönesystemet Mepco till McDonald’s Finlands eget HR-system, Elementsuite. Det handlade inte bara om en teknisk förändring, utan om hur personaldata flyttas mellan systemen och stödjer en smidig lönehantering i vardagen.
När det nya systemet togs i bruk var Aspia djupt involverade i både planering och genomförande. ”Integrationernas funktionalitet påverkade löneprocessen och dess tillförlitlighet direkt, så vi var tvungna att involvera vår partner väldigt aktivt för att få hjälp”, säger Jokinen.
Den gemensamma systemmiljön knöt parterna närmare varandra än tidigare, vilket ökade kraven på båda sidor. Därför var rak kommunikation, gemensam planering och förmågan att hantera även utmanande situationer på ett öppet sätt avgörande.
Partnerskapet utvecklas systematiskt genom regelbundna möten mellan experter inom HR och löneadministration. En central del av modellen är den styrgrupp som träffas kvartalsvis för att gå igenom aktuella behov, förändringar och utvecklingstrender. Samtidigt har man betonat tanken på att framgång inte enbart skapas genom processer, utan genom människor.
”Om kemin inte fungerade skulle samarbetet aldrig gå. Människorna är definitivt kärnan i allt”, säger Jokinen.
Resultat och fördelar: förtroende, tydlighet och en smidigare vardag
Under årens samarbete har verksamhetsmodellen utvecklats. Värdet av samarbetet syns särskilt i att en stor och komplex löneadministration fungerar med jämn kvalitet i vardagen, även mitt i förändringar.
Enligt Jokinen märks en lyckad löneprocess ofta just genom att den inte behöver lyftas fram. När det krävs få kontakter är det ett tecken på att det grundläggande fungerar. En annan viktig fördel är kännedomen om branschen och kollektivavtalen. I en stor organisation räcker det inte med enbart en teknisk prestation, utan partnern måste också förstå verksamhetsmiljöns särdrag. ”Tillsammans med Aspia kan vi gå igenom ändringar i kollektivavtalen och deras effekter, vilket ger trygghet i både beslutsfattandet och det dagliga arbetet”, påpekar Jokinen.
Samarbetets resultat syns konkret i vardagen. Den nuvarande verksamhetsmodellen stödjer en smidig lönehantering och möjliggör kontinuerlig utveckling.
- Informationsflödet mellan det nya HR-systemet och lönehanteringen är välfungerande
- Löneprocessen stödjer en stor organisations vardag med jämn kvalitet och pålitlighet
- En mer automatiserad process minskar behovet av manuell utredning
- Ändringar i kollektivavtal (TES) och andra tolkningsfrågor kan bollas tillsammans med experter
- En regelbunden samarbetsmodell gör det möjligt att utvecklas även när vardagen fungerar väl
Sammanfattning: tydlighet och tillväxt i ett långt partnerskap
Samarbetet mellan Food Folk Suomi och Aspia visar att framgång inte är ett enskilt projekt, utan ett partnerskap i ständig utveckling. Tydligheten i samarbetet skapas genom öppen kommunikation och en välfungerande styrgruppsmodell.
Förändringarna genomfördes tillsammans steg för steg, vilket samtidigt möjliggjorde tillväxt. Den grundläggande löneprocessen förblev pålitlig även i en situation där system, informationsflöde och arbetssätt utvecklades.
Värdet av det långa samarbetet syns i förtroendet. ”Jag upplever att samarbetet har blivit ännu bättre under årens lopp”, säger Jokinen glatt. När partnern känner till kundens vardag och affärsverksamhet förvandlas samarbetet till ett genuint gemensamt skapande, snarare än bara en utkontrakterad tjänst.
