Kasvun mukana kehittyvä kumppanuus – Food Folk Suomi Oy (McDonald’s Suomi) ja Aspia
Aspia on ollut Food Folk Suomen palkkakumppani jo yli kymmenen vuotta. Suomen McDonald's-ravintolat toimivat franchising-mallilla. Toiminnan ohjauksesta vastaa Suomen McDonald’sin organisaatio eli Food Folk Suomi Oy. Yhteensä ketjulla on 90 ravintolaa, joista 21 on yhtiön eli Food Folk Suomen omistuksessa.
Toimintaympäristö on muuttunut vuosien aikana merkittävästi. Roolien, järjestelmien ja odotusten muuttuessa myös yhteistyön on pitänyt uudistua.
Lähtötilanne: kasvu, muutokset ja monimutkaistuva arki
Digitalisaatio, uudet järjestelmät ja kasvava integraatioiden määrä ovat lisänneet henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan vaatimuksia. Yksi suurimmista muutoksista käynnistyi noin viisi vuotta sitten, kun Food Folkissa alettiin rakentaa yhteistä henkilöstöhallintojärjestelmää. Muutos vaikutti suoraan myös palkanlaskentaan, koska uusi järjestelmäympäristö vaati integraatioita ja muutti HR:n ja palkkahallinnon välistä tiedonkulkua.
Muutokset näkyivät myös yhteistyössä Aspian kanssa.
“Yhteistyöni Aspian kanssa on kehittynyt samalla, kun omat roolini ovat vaihtuneet", iloitsee Jessica Jokinen, McDonald’s Suomen henkilöstöjohtaja.
Jokinen onkin nähnyt yhteistyön useasta näkökulmasta, sillä hän on tehnyt Aspian kanssa töitä jo ravintola-ajoistaan lähtien. Pitkä yhteinen historia on rakentanut ymmärrystä siitä, miten suuren ja nopeasti muuttuvan organisaation palkkahallintoa kehitetään vaiheittain.
Tavoite: varmistaa luotettava arki ja tukea hallittua kasvua
Yhteistyön tavoitteena oli pitkäjänteinen kumppanuus, joka tukisi liiketoimintaa muutoksen keskellä. Kun järjestelmäympäristö kehittyi ja henkilöstöhallinnon kokonaisuus muuttui aiempaa monimutkaisemmaksi, tavoitteena oli:
- Varmistaa tasalaatuinen ja luotettava palkanlaskenta isossa organisaatiossa
- Rakentaa toimivat integraatiot uuden HR-järjestelmän ympärille
- Kehittää yhteistyötä niin, että se kestää myös haastavat vaiheet
- Säilyttää ihmislähtöinen ja avoin tapa tehdä yhteistyötä
“Meillä on erityisen hyvä kommunikaatio keskenämme ja pystymme antamaan palautetta ja tukemaan toisiamme. Pyrimme aina myös kehittämään yhteistyötämme”, Jokinen kertoo.
Ratkaisu: järjestelmäuudistus ja integraatiot tiiviissä yhteistyössä
Yksi ratkaisevista vaiheista oli yhteisen henkilöstöhallintojärjestelmän rakentaminen ja sen integraatiot Mepco-palkkajärjestelmästä McDonald’s Suomen omaan Elementsuite HR-järjestelmään. Kyse ei ollut vain teknisestä muutoksesta, vaan siitä, miten henkilöstötieto liikkuu järjestelmien välillä ja tukee palkanlaskennan sujuvuutta arjessa.
Kun uusi järjestelmä otettiin käyttöön, Aspia oli tiiviisti mukana sekä suunnittelussa että toteutuksessa. “Integraatioiden toimivuus vaikutti suoraan palkkaprosessiin ja sen luotettavuuteen, joten meidän piti ottaa todella vahvasti kumppani mukaan avuksemme”, Jokinen sanoo.
Yhteinen järjestelmäympäristö sitoi osapuolet aiempaa enemmän yhteen, mikä lisäsi vaatimuksia molemmin puolin. Siksi suora keskustelu, yhteinen suunnittelu ja kyky käsitellä haastaviakin tilanteita avoimesti oli tärkeää.
Kumppanuutta kehitetään systemaattisesti säännöllisissä palavereissa HR:n ja palkanlaskennan asiantuntijoiden kanssa. Keskeinen osa mallia on kvartaaleittain kokoontuva ohjausryhmä, jossa käydään läpi ajankohtaisia tarpeita, muutoksia ja kehityssuuntia. Samalla on korostunut ajatus siitä, että onnistuminen ei synny pelkästään prosesseista, vaan ihmisistä.
“Jos kemiat eivät toimisi, niin yhteistyöstä ei tulisi mitään. Ihmiset ovat ehdottomasti kaiken ytimessä”, Jokinen sanoo.
Tulokset ja hyödyt: luottamus, selkeys ja toimivampi arki
Vuosien yhteistyön aikana toimintamalli on kehittynyt. Yhteistyön arvo näkyy erityisesti siinä, että suuri ja monimutkainen palkkahallinnon kokonaisuus toimii arjessa tasalaatuisesti myös muutosten keskellä.
Jokisen mukaan onnistunut palkkaprosessi näkyy usein juuri siinä, että sitä ei tarvitse nostaa esiin. Kun yhteydenottoja tarvitaan vähän, se kertoo siitä, että perusasiat toimivat. Yksi tärkeä hyöty on myös toimialan ja työehtosopimusten tuntemus. Suuressa organisaatiossa pelkkä tekninen suoritus ei riitä, vaan kumppanin on ymmärrettävä myös toimintaympäristön erityispiirteitä. “Aspian kanssa TES-muutoksia ja niiden vaikutuksia voidaan käsitellä yhdessä, mikä tuo varmuutta päätöksentekoon ja arjen tekemiseen”, Jokinen muistuttaa.
Yhteistyön tulokset näkyvät arjessa konkreettisesti. Nykyinen toimintamalli tukee palkanlaskennan sujuvuutta ja mahdollistaa jatkuvan kehittämisen.
- Uuden HR-järjestelmän ja palkanlaskennan välinen tiedonkulku on rakennettu toimivaksi
- Palkanlaskennan prosessi tukee suuren organisaation arkea tasalaatuisesti ja luotettavasti
- Automaattisempi prosessi vähentää manuaalisen selvittelyn tarvetta
- TES-muutoksia ja muita tulkintatilanteita voidaan sparrata yhdessä asiantuntijoiden kanssa
- Säännöllinen yhteistyömalli mahdollistaa kehittämisen myös silloin, kun arki toimii hyvin
Yhteenveto: selkeyttä ja kasvua pitkässä kumppanuudessa
Food Folk Suomen ja Aspian yhteistyö osoittaa, että onnistuminen ei ole yksittäinen projekti, vaan jatkuvasti kehittyvä kumppanuus. Yhteistyön selkeys syntyy avoimesta kommunikaatiosta sekä toimivasta ohjausryhmämallista.
Muutoksia vietiin läpi yhdessä vaihe vaiheelta, mikä mahdollisti samalla kasvun. Palkanlaskennan perusprosessi pysyi luotettavana myös tilanteessa, jossa järjestelmät, tiedonkulku ja toimintatavat kehittyivät.
Pitkän yhteistyön arvo näkyy luottamuksessa. “Koen, että yhteistyö on vuosien aikana parantunut entisestään”, Jokinen iloitsee. Kun kumppani tuntee asiakkaan arjen ja liiketoiminnan, yhteistyö muuttuu aidosti yhteiseksi tekemiseksi, ei pelkäksi ulkoistetuksi palveluksi.
