En dag i veckan åter till strategiskt HR‑arbete – så bygger Marioff tillväxt med stöd av Aspia
Marioff, som är känt för sina lösningar inom brandbekämpning, har genomgått en betydande förändring de senaste åren. När bolaget lämnade den tidigare servicecentermodellen och blev en mer självständig organisation behövde även stödfunktionerna byggas upp på nytt.
”När Marioff gick ifrån den centraliserade servicecenterlösningen var vi i praktiken tvungna att bygga upp våra egna HR‑funktioner från grunden. Inledningsvis klarade vi oss med ett litet team, men i takt med att både personalstyrkan och verksamheten växte räckte ett HR‑team på två personer inte längre till”, berättar Seppo Nevalainen, HR Director på Marioff.
I dag har Marioff över 700 medarbetare runt om i Europa. I takt med tillväxten uppstod ett behov av fler HR‑resurser, men ännu inte av en heltidsanställd specialist. Lösningen blev Aspias tjänst Interim HR.
Ett långsiktigt partnerskap lade grunden för ett stabilt samarbete
Samarbetet mellan Marioff och Aspia tog inte sin början med Interim HR‑lösningen. Partnerskapet inom löneadministration sträcker sig över mer än ett decennium.
”Vi har samarbetat inom löneadministration länge. I praktiken går samarbetet tillbaka till 2012. Aspia var redan en välkänd och pålitlig partner för oss, så det var naturligt att även diskutera stöd för våra HR‑resurser med dem.”
Valet av en bekant partner gjorde det möjligt att agera snabbt och smidigt i en situation där behovet av extra resurser uppstod, men där man samtidigt ville gå fram stegvis.
Interim HR frigjorde en dag i veckan för strategiskt HR‑arbete
Aspias Interim HR‑konsult började på Marioff i en deltidsroll som HR‑koordinator, två till tre dagar i veckan. Rollen var bred och omfattade bland annat underhåll av HR‑system, hantering av personaldata, medarbetarnas HR‑relaterade frågor, koordinering av onboardingprocesser samt olika rapporterings- och utvecklingsuppgifter.
”Kärnan i HR‑arbetet är att personaldata alltid är uppdaterad. När en ny medarbetare börjar eller någon slutar måste allt fungera korrekt och i rätt tid. Interim HR‑konsulten tog ett stort ansvar för helheten och arbetade mycket självständigt.”
Utöver det drevs arbetet med förberedelser kopplade till lönetransparensdirektivet vidare, liksom utvecklingen av ersättningsprinciper och utbildningar inom rekrytering. Den största nyttan märktes dock i hur tiden kunde användas.
”I praktiken sparade jag minst en arbetsdag i veckan. Samtidigt kunde vår HR‑specialist fokusera mer på strategiska frågor. Vi fick en bättre fördelning av det administrativa HR‑arbetet.”
En tillförlitlig löneadministration sparar tid
Ur Marioffs perspektiv är det viktigaste måttet på en välfungerande löneadministration enkelt: allt fungerar som det ska.
”Löneadministration uppfattas lätt som något ganska tråkigt. I själva verket ligger dess värde i att allt fungerar konsekvent och tillförlitligt.”
Utöver själva lönehanteringen ansvarar Aspia för mycket arbete som ofta sker i bakgrunden. Löneexperterna stöttar Marioff bland annat i tolkningar av kollektivavtal, arbetsrättsliga frågor, myndighetsrapportering, processer kopplade till företagshälsovård och försäkringsbolag samt olika HR‑utredningar.
”Aspia sköter inte bara den löpande lönehanteringen. De svarar på frågor, reder ut ärenden och stöttar i situationer där det behövs specialistkompetens. Det sparar oss mycket tid.”
Kvaliteten märks också i medarbetarupplevelsen
”Fel händer oss alla ibland. Det viktiga är hur de hanteras – att vi är öppna, lär oss av dem och säkerställer att den övergripande kvaliteten förblir hög. Jag vågar påstå att Aspias kvalitet ligger över branschsnittet.”
Förtroendet märks i att inte allt behöver följas upp i detalj. I många outsourcade tjänster går mycket tid åt till uppföljning, rapportering och återkommande möten. På Marioff ser det annorlunda ut.
”Lönehanteringen har nått en nivå där vi knappt behöver lägga tid på att styra den. Det är mycket värdefullt.”
Samarbetet präglas av en löpande dialog snarare än en tung styrmodell. ”Vi har inga återkommande uppföljningsmöten eller oändliga att‑göra‑listor. Behöver något tas upp hör vi av oss. I praktiken räcker en gemensam årlig genomgång – och det säger en hel del om kvaliteten i samarbetet.”
Så här har Marioff dragit nytta av samarbetet med Aspia
- Minst en arbetsdag i veckan frigjordes för HR‑ledningens strategiska arbete
- Den administrativa arbetsbördan inom HR fördelades mer effektivt
- Kvaliteten och kontinuiteten i personaldata och HR‑processer säkerställdes
- Lönehanteringen höll en genomgående hög tillförlitlighet
- Kompetens inom arbetsrätt och kollektivavtal fanns lätt tillgänglig
- Ett förtroendebaserat partnerskap minskade behovet av administrativ uppföljning
- Den växande organisationen fick tillgång till flexibla HR‑resurser med verksamhetsförståelse, utan omedelbart behov av en heltidsrekrytering
”Samarbetet med Aspia har helt enkelt fungerat mycket bra under många år. När saker sköts med hög kvalitet och inte behöver följas upp hela tiden kan man själv fokusera på att utveckla verksamheten.”
