Yksi päivä viikossa takaisin strategiseen HR-työhön – miten Marioff rakentaa kasvua Aspian tuella?
Palontorjuntaratkaisuistaan tunnettu Marioff on käynyt läpi merkittävän muutoksen viime vuosina. Kun yhtiö irtautui osaksi omaa kokonaisuuttaan palvelukeskusmallin jälkeen, myös tukitoiminnot piti rakentaa uudelleen.
”Kun Marioff siirtyi pois keskitetystä palvelukeskusmallista, meidän piti rakentaa omat HR-toimintomme käytännössä uudestaan. Aluksi pärjäsimme pienellä tiimillä, mutta henkilöstömäärän ja liiketoiminnan kasvaessa kahden hengen HR-tiimi ei enää riittänyt”, kertoo Marioffin HR Director Seppo Nevalainen.
Marioffilla työskentelee nykyisin yli 700 henkilöä eri puolilla Eurooppaa. Kasvun myötä tarvittiin lisää HR-resursseja, mutta ei vielä kokopäiväistä uutta asiantuntijaa. Ratkaisuksi löytyi Aspian Interim HR -palvelu.
Pitkä kumppanuus loi vahvan perustan
Marioffin ja Aspian yhteistyö ei alkanut Interim HR -ratkaisusta. Palkkahallinnon kumppanuus ulottuu yli vuosikymmenen taakse.
”Olemme tehneet yhteistyötä palkkahallinnossa kauan. Käytännössä yhteistyön juuret ulottuvat vuoteen 2012 asti. Aspia oli meille tuttu ja luotettava kumppani, joten oli luontevaa keskustella myös HR-resurssien tukemisesta heidän kanssaan.”
Tutun kumppanin valinta toi ketteryyttä tilanteeseen, jossa lisäresurssia tarvittiin nopeasti mutta hallitusti.
Interim HR vapautti aikaa yhden työpäivän viikossa strategiseen tekemiseen
Aspian Interim HR -asiantuntija aloitti Marioffilla osa-aikaisessa HR-koordinaattorin roolissa 2–3 päivänä viikossa. Rooli oli laaja. Vastuulla olivat muun muassa HR-järjestelmien ylläpito, henkilöstödatan hallinta, työntekijöiden HR-kysymykset, onboarding-prosessien koordinointi sekä erilaiset raportointi- ja kehitystehtävät.
”HR:n ytimessä on se, että henkilöstödata on ajan tasalla. Kun uusi työntekijä aloittaa tai joku lähtee, asioiden täytyy tapahtua oikein ja oikeaan aikaan. Interim HR -asiantuntija huolehti tästä kokonaisuudesta erittäin itsenäisesti.”
Lisäksi Interim-roolissa vietiin eteenpäin palkka-avoimuusdirektiiviin liittyviä valmisteluja, palkitsemispolitiikan kehittämistä sekä rekrytointiin liittyviä koulutuksia. Suurin hyöty näkyi kuitenkin ajankäytössä.
”Käytännössä säästin vähintään yhden työpäivän viikossa. Samalla myös HR Specialistimme pystyi keskittymään enemmän strategisiin tehtäviin. Jaoimme HR:n hallinnollista työkuormaa järkevämmin.”
Toimintavarma palkkahallinto säästää aikaa
Marioffin näkökulmasta onnistuneen palkkahallinnon tärkein mittari on yksinkertainen: asiat hoituvat oikein.
”Palkkahallinto näyttäytyy helposti tylsänä asiana. Todellisuudessa sen arvo on siinä, että asiat toimivat tasalaatuisesti ja luotettavasti.”
Aspian vastuulla on palkkojen käsittelyn lisäksi paljon sellaista työtä, joka jää helposti näkymättömäksi. Palkkahallinnon asiantuntijat tukevat Marioffia muun muassa työehtosopimusten tulkinnoissa, työoikeudellisissa kysymyksissä, viranomaisraportoinnissa, työterveys- ja vakuutusyhtiöprosesseissa sekä erilaisissa henkilöstöhallinnon selvityksissä.
”Aspia ei tee vain peruspalkanlaskentaa. He vastaavat kysymyksiin, selvittävät asioita ja auttavat tilanteissa, joissa tarvitaan asiantuntijan näkemystä. Se säästää meiltä valtavasti aikaa.”
Laatu näkyy myös henkilöstökokemuksessa
”Virheitä sattuu kaikille joskus. Olennaista on, että niitä käsitellään avoimesti, niistä opitaan ja kokonaislaatu pysyy korkeana. Uskallan väittää, että Aspian laatu on korkeammalla tasolla kuin alalla keskimäärin.”
Luottamus näkyy siinä, ettei kaikkea tarvitse seurata. Monessa ulkoistetussa palvelussa aikaa kuluu toiminnan seuraamiseen, raportointiin ja jatkuviin seurantapalavereihin. Marioffilla tilanne on päinvastainen.
”Palkkahallinto on kehittynyt siihen pisteeseen, että meidän ei juuri tarvitse käyttää aikaa sen johtamiseen. Se on todella arvokasta.”
Yhteistyötä ohjaa jatkuva keskusteluyhteys, ei raskas hallintomalli. ”Meillä ei ole jatkuvia seurantapalavereita tai loputtomia to do -listoja. Jos asiaa on, olemme yhteydessä. Käytännössä vuosittainen yhteinen katsaus riittää. Se kertoo paljon kumppanuuden laadusta.”
Näin Marioff hyötyi yhteistyöstä Aspian kanssa
- Vähintään yksi työpäivä viikossa vapautui HR-johdon aikaa strategiseen työhön
- HR hallinnollinen työkuorma jakautui tehokkaammin
- Henkilöstödatan ja HR-prosessien laatu sekä jatkuvuus varmistuivat
- Palkkahallinnon toimintavarmuus pysyi korkealla tasolla
- Työoikeudellinen ja TES-osaaminen oli helposti saatavilla
- Luottamukseen perustuva kumppanuus vähensi hallinnollista seurantatyötä
- Kasvava organisaatio sai joustavan, liiketoimintaa ymmärtävän HR-resurssin ilman välitöntä tarvetta kokopäiväiseen rekrytointiin
”Aspian kanssa yhteistyö on yksinkertaisesti toiminut hyvin jo vuosien ajan. Kun asiat hoituvat laadukkaasti eikä niitä tarvitse jatkuvasti seurata, voi itse keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen.”
