Rainmaker och Aspia: outsourcing av löner har gett besparingar på upp till 20 % jämfört med tidigare lösning
Rainmakers affärsverksamhet bygger på hög fart och volymer samt förmågan att reagera snabbt. Tillväxten skapas både organiskt och genom företagsförvärv och samtidigt betonas bland annat förmågan att rekrytera säljkompetens samt att nyttja den senaste teknologin som stöd i tjänsteproduktionen.
När organisationen växer måste även stödfunktionerna hänga med. Löneadministrationen har en särskilt kritisk roll: den måste lyckas även om det finns en komplex bolagsstruktur och flera lönemodeller samt en affärsverksamhet i ständig förändring i bakgrunden. För detta sökte Rainmaker en ny lösning tillsammans med Aspia för några år sedan. ”Lönerna måste vara rätt och de måste betalas ut i tid. Det är ett helt kritiskt element” sammanfattar Juha Haaksluoto som är ledare för Rainmakers resursenhet.
Utgångsläge: mycket manuellt arbete, överlappande system och en sårbar modell
När samarbetet mellan Rainmaker och Aspia inleddes 2022 sköttes löneadministrationen helt internt. Modellen hade med åren blivit komplex genom företagsförvärv och organisationsförändringar.
I bakgrunden fanns över 40 dotterbolag, flera överlappande system och mycket manuellt arbete. Information samlades in från många olika källor och löneprocessen var personberoende. ”Den tidigare modellen var ganska sårbar. Vi hade för mycket kunskap samlad hos specifika individer och det identifierades som en risk” berättar Haaksluoto.
Rainmaker visste samtidigt att bolagsstrukturen skulle komma att förnyas. Därför var målet med outsourcingen att bygga en modell som tål förändring, tillväxt och företagsarrangemang.
Mål: en tydligare helhet och en partner som hänger med i förändringen
Rainmaker sökte en partner som kunde ta sig an en komplex helhet. Målet var att sammanföra spridda löneprocesser, bli av med överlappande lösningar och skapa en verksamhetsmodell som stöder tillväxt även i fortsättningen.
Vid valet betonades tre saker: kvalitet, flexibilitet och förmågan att förändras i takt med verksamheten.
”Vi behövde en partner som kan leverera en tillförlitlig tjänst i en snabbt föränderlig miljö och som har beredskap att ta sig an även en utmanande helhet” säger Haaksluoto.
Lösning: en stegvis övergång, ett tätt samarbete och en fungerande arbetsfördelning
Samarbetet mellan Rainmaker och Aspia byggdes upp stegvis. Bolag och löneprocesser flyttades i omgångar till den nya modellen samtidigt som förnyelsen av bolagsstrukturen, systemförändringar och byggandet av gränssnitt drevs framåt i bakgrunden. Totalt tog sammanslagningen av löneprocesserna ett och ett halvt år.
Rainmaker outsourcade dock inte hela löneprocessen rakt av utan byggde tillsammans med Aspia en modell där en del av kontrollen behålls internt. Rainmaker sammanställer och kontrollerar löneunderlagen innan de skickas till Aspia för själva löneberäkningen och den bokföringsmässiga hanteringen. Lösningen var medveten. ”Vi har mycket material kopplat till provisioner, bonusar och incitament i olika former. Vi upplevde att det är mer effektivt att kontrollera dem själva först innan materialet går till Aspia. Det har gjort samarbetet snabbare” berättar Haaksluoto.
Denna arbetsfördelning har fungerat bra även i praktiken. Rainmaker bibehåller insynen i sin egen affärslogik och Aspia bidrar med stabilitet, kvalitet och skalbarhet i processen.
Konkreta resultat: färre bolag, bättre kvalitet och 15–20 % besparingar
Under samarbetets gång har Rainmaker genomfört en betydande strukturell förändring. Antalet bolag har minskat från över 40 till cirka 10 och löneprocessen har förenklats avsevärt. Aspia räknar för närvarande cirka 1 000 löner i månaden åt Rainmaker.
Kvalitetsmässigt har samarbetet varit starkt. Enligt Haaksluoto har servicenivån hållit en genomgående mycket hög nivå. ”När vi ser till löftet om tjänstens kvalitet och funktionalitet ligger vi hela tiden på en nivå kring 98,5 procent. Det är en mycket bra nivå för oss.”
Även den ekonomiska effekten har varit tydlig. ”Kostnaderna har sjunkit med cirka 15–20 procent jämfört med den tidigare modellen. När kvaliteten har förbättrats och stressen har minskat samtidigt som det knappt förekommer några fel så är ekvationen en riktig vinnare” konstaterar Haaksluoto.
En av de främsta fördelarna har varit den stärkta riskhanteringen. Hos Rainmaker är löneprocessen nu dokumenterad och processbeskrivningarna är i ordning och den kritiska informationen vilar inte längre på en eller två personer. ”Nu är allt som är helt kritiskt dokumenterat. Ingen information är längre bunden till en enda person.” Enligt Haaksluoto har detta varit en viktig förutsättning även för tillväxten i verksamheten. ”Det är betydligt lättare att få affärerna att växa när arbetssätten är standardiserade.”
Tre saker där samarbetet märktes snabbt:
Enligt Haaksluoto märktes effekterna av samarbetet snabbt inom särskilt tre områden.
- Det första var kvalitet och tidtabeller. Precisionen i löneprocessen nådde snabbt en bra nivå.
- ”Den andra mycket viktiga saken är kommunikation. Snabbt informationsutbyte och ömsesidig kommunikation löser mycket i vardagen.”
- Det tredje var Aspias förmåga att genomföra nya lösningar i takt med att Rainmakers behov förändrades. ”Det har gjorts uppskattningar av arbetsmängd och tidtabeller samt genomföranden och saker har i praktiken alltid gjorts så som vi kommit överens om.”
Sammanfattning: det är lättare att bygga tillväxt när grundprocessen fungerar
Samarbetet och dess utveckling stöds av en tydlig operativ rytm. Rainmakers löneadministrativa chef går månadsvis igenom kvalitet och eventuella avvikelser samt utvecklingsbehov tillsammans med Aspias team. Dessutom sammanträder styrgruppen två gånger om året.
ainmakers erfarenhet visar att outsourcing av löneadministrationen inte bara är en kostnadsfråga. När det fungerar som bäst är det ett sätt att minska risker och frigöra tid samt förtydliga strukturer och stödja tillväxt. När processen är dokumenterad och ansvarsområdena är tydliga samt partnern kan reagera snabbt på förändringar utgör löneadministrationen inte längre ett hinder för affärsverksamheten utan stöder den.
”När saker görs på rätt sätt och processerna är överenskomna är det mycket lättare att få affärerna att växa” säger Haaksluoto nöjt.
