Rainmaker ja Aspia: palkkojen ulkoistaminen on tuonut jopa 20 %:n säästöt verrattuna aiempaan ratkaisuun
Rainmakerin liiketoiminta perustuu vauhtiin, volyymeihin ja kykyyn reagoida nopeasti. Kasvua rakennetaan sekä orgaanisesti että yritysostojen kautta, ja samalla korostuvat muun muassa kyvykkyys rekrytoida myynnillisiä osaajia ja sekä hyödyntää uusinta teknologiaa palveluiden tuottamisen tukena.
Kun organisaatio kasvaa, myös tukitoimintojen on pysyttävä mukana. Erityisen kriittinen rooli on palkkahallinnolla: sen on onnistuttava, vaikka taustalla olisi monimutkainen yhtiörakenne, useita palkkamalleja ja jatkuvasti muuttuva liiketoiminta. Rainmakerilla tähän haettiin muutama vuosi sitten uusi ratkaisu yhdessä Aspian kanssa. “Palkkojen pitää olla oikein ja ne pitää saada ajoissa. Se on täysin kriittinen elementti”, Rainmakerin voimavarayksikön johtaja Juha Haaksluoto tiivistää.
Lähtötilanne: paljon manuaalista työtä, päällekkäisiä järjestelmiä ja haavoittuva malli
Kun Rainmakerin ja Aspian yhteistyö alkoi vuonna 2022, palkkahallinto hoidettiin vielä kokonaan talon sisällä. Malli oli rakentunut vuosien aikana yritysostojen ja organisaatiomuutosten myötä monikerroksiseksi.
Taustalla oli yli 40 tytäryhtiötä, useita päällekkäisiä järjestelmiä ja paljon manuaalista työtä. Tietoa jouduttiin keräämään monesta eri lähteestä, ja palkkaprosessi oli vahvasti henkilöriippuvainen. “Aikaisempi malli oli aika haavoittuva. Meillä oli liikaa tietoa tiettyjen henkilöiden takana, ja se tunnistettiin riskiksi”, Haaksluoto kertoo.
Rainmakerillä tiedettiin samalla, että yhtiörakennetta tullaan uudistamaan. Siksi tavoitteena oli palkanlaskennan ulkoistuksen ohella rakentaa malli, joka kestää muutosta, kasvua ja yritysjärjestelyjä.
Tavoite: yksi selkeämpi kokonaisuus ja kumppani, joka pysyy muutoksessa mukana
Rainmaker haki kumppania, joka pystyisi ottamaan haltuun monimutkaisen kokonaisuuden. Tavoitteena oli yhdistää hajallaan olevia palkkaprosesseja, päästä eroon päällekkäisistä ratkaisuista ja luoda toimintamalli, joka tukee kasvua myös jatkossa.
Valinnassa painottuivat kolme asiaa: laatu, joustavuus ja kyky muuttua mukana.
“Tarvitsimme kumppanin, joka pystyy tuottamaan luotettavaa palvelua nopeasti muuttuvassa ympäristössä ja jolla on valmius ottaa vastaan haastavakin kokonaisuus”, Haaksluoto sanoo.
Ratkaisu: vaiheittainen siirtymä, tiivis yhteistyö ja toimiva työnjako
Rainmakerin ja Aspian yhteistyö rakennettiin vaiheittain. Yhtiöitä ja palkkaprosesseja siirrettiin nipuissa uuteen malliin samalla, kun taustalla vietiin eteenpäin yhtiörakenteen uudistusta, järjestelmämuutoksia ja rajapintojen rakentamista. Kokonaisuudessaan palkkaprosessien yhdistäminen kesti puolitoista vuotta.
Rainmaker ei kuitenkaan ulkoistanut koko palkkaprosessia sellaisenaan, vaan rakensi Aspian kanssa mallin, jossa osa kontrollista pidetään omissa käsissä. Rainmaker kokoaa ja tarkistaa palkka-aineistot ennen kuin ne siirtyvät Aspialle varsinaiseen palkanlaskentaan ja kirjanpitokäsittelyyn. Ratkaisu oli tietoinen. “Meillä tulee paljon provisioihin, bonuksiin ja kannusteisiin liittyvää aineistoa eri muodoissa. Koimme, että on tehokkaampaa tarkistaa ne ensin itse, ennen kuin aineisto menee Aspialle. Se on nopeuttanut yhteistyötä”, Haaksluoto kertoo.
Tämä työnjako on toiminut hyvin myös käytännössä. Rainmaker saa säilytettyä näkyvyyden omaan liiketoimintalogiikkaansa, ja Aspia tuo prosessiin vakautta, laatua ja skaalautuvuutta.
Konkreettiset tulokset: vähemmän yhtiöitä, parempi laatu ja 15–20 % säästöt
Yhteistyön aikana Rainmaker on vienyt läpi merkittävän rakenteellisen muutoksen. Yhtiömäärä on pudonnut yli 40 yhtiöstä noin 10:een, ja palkkaprosessi on yksinkertaistunut huomattavasti. Aspia laskee tällä hetkellä Rainmakerille noin 1 000 palkkaa kuukaudessa.
Laadullisesti yhteistyö on ollut vahvaa. Haaksluodon mukaan palvelutaso on pysynyt jatkuvasti erittäin korkealla. “Kun katsotaan lupausta palvelun laadusta ja toimivuudesta, ollaan koko ajan noin 98,5 prosentin tasossa. Se on meille tosi hyvä taso.”
Myös taloudellinen vaikutus on ollut selvä. "Kustannukset ovat laskeneet noin 15–20 prosenttia aiempaan malliin verrattuna. Kun laatu on parantunut, stressin määrä on pienentynyt eikä virheitä juuri ole, yhtälö on aika voittava”, Haaksluoto toteaa.
Yksi keskeisimmistä hyödyistä on ollut riskienhallinnan vahvistuminen. Rainmakerilla palkkaprosessi on nyt dokumentoitu, prosessikuvaukset ovat kunnossa, ja kriittinen tieto ei ole enää yhden tai kahden henkilön varassa. “Nyt kaikki täysin kriittinen on dokumentoitu. Mikään tieto ei ole enää yhden henkilön takana.” Haaksluodon mukaan tämä on ollut tärkeä edellytys myös liiketoiminnan kasvulle. “On aika paljon helpompaa kasvattaa bisnestä, kun toimintatavat on standardoitu.”
Kolme asiaa, joissa yhteistyö näkyi nopeasti:
Haaksluodon mukaan yhteistyön vaikutukset näkyivät nopeasti erityisesti kolmessa asiassa.
- Ensimmäinen oli laatu ja aikataulut. Palkkaprosessin täsmällisyys saatiin nopeasti hyvälle tasolle.
- “Toinen erittäin tärkeä asia on kommunikointi. Nopea tiedonvaihto ja molemminpuolinen viestintä ratkaisevat arjessa paljon.”
- Kolmas oli Aspian kyky toteuttaa uusia ratkaisuja sitä mukaa, kun Rainmakerin tarpeet muuttuivat. “On tehty työmääräarvioita, aikatauluja ja toteutuksia, ja asiat on käytännössä aina tehty niin kuin on sovittu.”
Yhteenveto: kasvua on helpompi rakentaa, kun perusprosessi toimii
Yhteistyötä ja sen kehittymistä tukee selkeä operatiivinen rytmi. Rainmakerin palkkahallinnon päällikkö käy Aspian tiimin kanssa kuukausittain läpi laatua, mahdollisia poikkeamia ja kehitystarpeita. Lisäksi ohjausryhmä kokoontuu kaksi kertaa vuodessa.
Rainmakerin kokemus osoittaa, että palkkahallinnon ulkoistaminen ei ole pelkkä kustannuskysymys. Parhaimmillaan se on tapa vähentää riskejä, vapauttaa aikaa, selkeyttää rakenteita ja tukea kasvua. Kun prosessi on dokumentoitu, vastuut ovat selkeät ja kumppani pystyy reagoimaan nopeasti muutoksiin, palkkahallinto ei enää jarruta liiketoimintaa, vaan tukee sitä.
“Kun asiat tehdään oikein ja prosessit on sovittu, silloin on paljon helpompaa kasvattaa bisnestä”, Haaksluoto iloitsee.
