Smidig vardag och minskade risker: Så utvecklar Reima sin löneadministration tillsammans med Aspia
Reima har personal i sju olika länder och lönehanteringen omfattar både månads- och timavlönad personal. Verksamheten sträcker sig från expertroller på kontoret till butiksverksamhet samt olika grupper av arvodesmottagare som alla har sina egna specifika behov inom löneadministrationen. I denna helhet är en smidig och välkontrollerad lönehantering avgörande för att vardagen ska fungera.
Reima har lagt ut sin finska lönehantering på Aspia för att säkerställa kompetens, kontinuitet och riskhantering. Samarbetet stöds av en dedikerad kontaktperson för lönefrågor. För sina rekryteringar använder Reima HR Flow Recruit vilket gör det möjligt att använda rekryteringssystemet som en tjänst.
Utgångsläge: ett långt samarbete och en föränderlig omvärld
Samarbetet mellan Reima och Aspia har pågått i nästan tio år. Under denna tid har Reimas organisation genomgått betydande förändringar: den internationella verksamheten har expanderat och kraven på lönehanteringen har ökat.
Mari Shemeikka (till vänster) arbetar som Global People & Culture Manager på Reima och ansvarar för den globala HR-helheten. Charlotta Nestén arbetar som HR Specialist och ansvarar för den finska löneprocessen samt fungerar som kontaktperson gentemot Aspia.
Nestén beskriver utvecklingen enligt följande: ”Införandet av inkomstregistret, ändringar i myndighetskrav samt utvecklingen av Reimas arbetssätt – som uppdelningen av tim- och månadsavlönade i egna grupper – har gett lönehanteringen nya dimensioner.”
Timlöner och särskilt butikssidan tillför lönehanteringen sina egna särdrag såsom timlöner med tillägg, olika löneperioder, procentbaserad semesterlön och annorlunda hantering av semesterpenning. Dessutom har Reima arvodesmottagare vars uppgifter rapporteras till inkomstregistret.
Mål: en tydlig ansvarsfördelning och en förutsägbar helhet
Reimas mål var att säkerställa att lönerna betalas ut i tid samt att bygga en kontrollerad och förutsägbar lönehelhet som inte är beroende av enskilda individer.
Shemeikka beskriver perspektivet på riskhantering enligt följande: ”Lönehanteringen måste fungera tillförlitligt i alla situationer. För oss är det viktigt att processen är tydlig och att stöd finns tillgängligt även vid frånvaro och semester.” Reima har ingen intern löneadministratör utan en dedikerad kontaktperson för lönefrågor hos Aspia.
Lösning: en tydlig verksamhetsmodell och ett nära partnerskap
Kontaktpersonen för lönefrågor är en central del av Reimas löneprocess. En direkt kommunikation med låg tröskel stödjer en smidig vardag.
Samarbetet omfattar utöver löneutbetalning bland annat tolkning av kollektivavtal och hantering av arvodesmottagare samt anmälningar till inkomstregistret. Regelbundna möten och kontinuerlig kontakt säkerställer att utvecklingsarbetet fortlöper.
Shemeikka betonar vikten av samarbete: ”En regelbunden dialog med partnern gör det möjligt att identifiera eventuella förändringar och utvecklingsbehov i tid och att vi kan reagera på dem snabbt.”
Nestén har genom partnerskapet även velat utveckla sin egen systemförståelse: ”Vi är inte experter på Mepco. Det har varit viktigt att vid behov kunna diskutera med en systemkunnig person för att få Mepcos funktionaliteter att tjäna våra behov.”
Resultat: effektivare resursallokering och en kontrollerad helhet
Outsourcingen har frigjort tid för Reimas HR och möjliggjort fokus på hela anställningsförhållandets livscykel och verksamhetsutveckling i stället för operativa uppgifter inom lönehanteringen.
Löneutbetalningsprocessen fungerar eftersom ansvarsområdena är tydliga och kontakten är smidig samt partnerskapet är långsiktigt. Dessutom står riskhantering och ständig utveckling i centrum.
Shemeikka sammanfattar upplevelsen enligt följande: ”En tydlig löneprocess och en dedikerad kontaktperson lägger grunden för ett bra och välfungerande samarbete. Baserat på våra erfarenheter lämpar sig en motsvarande verksamhetsmodell väl även för medelstora företag.”
PS. Reimas mission är att stödja en aktiv barndom utomhus.
Reima har tillsammans med sina samarbetspartners och en tvärfacklig expertgrupp startat åtagandet Vapautetaan lapset i Finland.
Målet är att synliggöra betydelsen av aktiv utomhusvistelse för barns välmående och öka den samhälleliga debatten kring ämnet samt engagera individer och företag och organisationer att stödja barns möjligheter till rörelse.
