Reima ja Aspia – Palkanlaskennan kumppanuus tukee riskienhallintaa ja sujuvaa arkea
Reimalla on henkilöstöä seitsemässä eri maassa, ja palkanlaskenta kattaa sekä kuukausi- että tuntipalkkaisen henkilöstön. Toiminta ulottuu toimiston asiantuntijatehtävistä myymälätoimintoihin sekä erilaisiin palkkionsaajaryhmiin, joilla kullakin on omat palkanlaskennan erityistarpeensa. Tässä kokonaisuudessa palkanlaskennan sujuvuus ja hallittavuus ovat keskeisiä arjen toimivuuden kannalta.
Reima on ulkoistanut Suomen palkanlaskennan Aspialle varmistaakseen palkanlaskennan osaamisen, jatkuvuuden ja riskienhallinnan. Palkanlaskennan yhteistyötä tukee nimetty palkkayhteyshenkilö. Rekrytointeja varten Reimalla on käytössään erillinen HR Flow Recruit, joka mahdollistaa rekrytointijärjestelmän käytön palveluna.
Lähtötilanne: pitkä yhteistyö, muuttunut toimintaympäristö
Reiman ja Aspian välinen yhteistyö on jatkunut lähes kymmenen vuotta. Tänä aikana Reiman organisaatio on muuttunut merkittävästi: kansainvälinen toiminta on laajentunut ja palkanlaskentaan liittyvät vaatimukset ovat lisääntyneet.
Mari Shemeikka (vasemmalla) toimii Reimalla Global People & Culture Managerina ja vastaa globaalista HR-kokonaisuudesta. Charlotta Nestén työskentelee HR Specialistina ja vastaa Suomen palkkaprosessista sekä toimii yhteyshenkilönä Aspian suuntaan.
Nestén kuvaa kehitystä seuraavasti: ”Tulorekisterin käyttöönotto, viranomaisvaatimusten muutokset sekä Reiman toimintatapojen kehitys – kuten tunti- ja kuukausipalkkaisten erottelu omiin ryhmiinsä – ovat lisänneet palkanlaskentaan uusia ulottuvuuksia.”
Tuntipalkkaisuus ja erityisesti myymäläpuoli tuovat palkanlaskentaan omat erityispiirteensä, kuten tuntipalkat lisineen, eri palkkajaksot, prosenttiperusteiset lomapalkat ja lomarahojen erilainen käsittely. Lisäksi Reimalla on palkkionsaajia, joiden tiedot raportoidaan tulorekisteriin.
Tavoite: selkeä vastuunjako ja ennakoitava kokonaisuus
Reiman tavoitteena oli varmistaa palkanmaksu ajallaan sekä rakentaa hallittu ja ennakoitava palkanlaskennan kokonaisuus, joka ei ole yksittäisten henkilöiden varassa.
Shemeikka kuvaa riskienhallinnan näkökulmaa seuraavasti: ”Palkanlaskennan on toimittava luotettavasti kaikissa tilanteissa. Meille on tärkeää, että prosessi on selkeä ja tuki on saatavilla myös poissaolojen ja lomien aikana.” Reimalla ei ole sisäistä palkanlaskijaa, vaan nimetty palkkayhteyshenkilö Aspialla.
Ratkaisu: selkeä toimintamalli ja tiivis kumppanuus
Palkkayhteyshenkilö on keskeinen osa Reiman palkanlaskentaprosessia. Suora ja matalan kynnyksen yhteydenpito tukee arjen sujuvuutta.
Yhteistyö kattaa palkanmaksun lisäksi muun muassa työehtosopimusten tulkinnan, palkkionsaajien käsittelyn sekä tulorekisteri-ilmoitukset. Säännölliset tapaamiset ja jatkuva yhteydenpito varmistavat, että kehitystyö on jatkuvaa.
Shemeikka korostaa yhteistyön merkitystä: ”Kumppanin kanssa käytävä säännöllinen vuoropuhelu mahdollistaa sen, että mahdolliset muutokset ja kehitystarpeet tunnistetaan ajoissa ja niihin voidaan reagoida nopeasti.”
Nestén on halunnut kehittää kumppanuuden myötä myös omaa järjestelmäymmärrystä: ”Emme ole Mepcon asiantuntijoita. On ollut tärkeää päästä keskustelemaan tarvittaessa järjestelmäosaajan kanssa, jotta Mepcon toiminnallisuudet saadaan palvelemaan meidän tarpeitamme.”
Tulokset: tehokkaampi resurssien kohdentaminen ja hallittu kokonaisuus
Ulkoistaminen on vapauttanut Reiman HR:n aikaa ja mahdollistanut keskittymisen koko työsuhteen elinkaareen ja toiminnan kehittämiseen palkanlaskennan operatiivisten tehtävien sijaan.
Palkanlaskennan kokonaisuus toimii, sillä vastuut ovat selkeät, yhteydenpito on sujuvaa ja kumppanuus on pitkäjänteistä. Lisäksi riskienhallinta sekä jatkuva kehittäminen ovat keskiössä.
Shemeikka tiivistää kokemuksen seuraavasti: ”Selkeä palkanlaskennan prosessi ja nimetty yhteyshenkilö luovat perustan hyvälle ja toimivalle yhteistyölle. Kokemustemme perusteella vastaava toimintamalli soveltuu hyvin myös keskisuurille yrityksille.”
PS. Reiman missiona on tukea ulkoilevaa, aktiivista lapsuutta.
Reima on käynnistänyt Suomessa yhteistyökumppaniensa sekä monialaisen asiantuntijajoukon kanssa Vapautetaan lapset -sitoumuksen.
Sen tavoitteena on tehdä näkyväksi aktiivisen ulkoilun merkitys lasten hyvinvoinnille, lisätä yhteiskunnallista keskustelua aiheen ympärillä sekä sitouttaa yksilöt, yritykset ja yhteisöt tukemaan lasten liikuntamahdollisuuksia.
