Viking Line: Tydlighet och trygghet i en komplex lönehanteringsmiljö
Viking Line är ett internationellt rederibolag med verksamhet i Finland, Sverige och Estland. Bolaget har cirka 2 500 anställda, varav en stor del arbetar ombord och omkring 500 på land.
Aspias uppdrag omfattar lönehanteringen för Viking Lines landbaserade personal i Finland, där förutsättningarna präglas av variation i bemanning och behov över tid. Utöver fast anställda finns även många timanställda som behövs särskilt under högsäsonger, sjukfrånvaro och semestertider. Ur ett löneadministrativt perspektiv är helheten krävande.
Utgångsläge: en komplex verksamhetsmiljö och en sårbar löneprocess
”Vi har både lagstadgade krav och interna regler att förhålla oss till, och det är inte alltid helt enkelt att få allt att fungera tillsammans”, berättar HR Chef Camilla Englund på Viking Line.
Samtidigt var kontinuiteten i löneprocessen till stor del beroende av enskilda personer. Framför allt sjukfrånvaro och semestrar skapade en sårbarhet som man ville hitta en mer hållbar lösning för.
Målsättning: ökad trygghet i löneprocessen och mer tid för utvecklingsarbete
Målet var att skapa en modell där löneprocessen fungerar tryggt och tillförlitligt i alla situationer – även vid sjukfrånvaro och semestrar.
Samtidigt ville Viking Line frigöra mer tid för HR att fokusera på verksamhetsnära och utvecklande frågor istället för operativ administration.
Lösning: tydlig ansvarsfördelning och en specialistpartner inom lönehantering
Tillsammans med Aspia har Viking Line byggt upp en modell där tydlig ansvarsfördelning, kontinuitet och specialistkompetens inom lönehantering står i fokus.
De centrala delarna av lönehanteringen har samlats hos Aspia, som fungerar som partner särskilt i situationer där trygghet, erfarenhet och kontinuitet är avgörande.
”Lönehantering är tydligt Aspias kärnkompetens, och det är bra att hålla fokus där”, säger Englund.
Resultat: större trygghet och mer tid för verksamhetsnära arbete
Den största nyttan med samarbetet syns framför allt i en ökad trygghet och en smidigare vardag.
”Den största nyttan med samarbetet är en ökad trygghet i löneprocessen, vilket gör att HR kan fokusera mer på verksamhetsnära och utvecklande frågor”, beskriver Englund.
Aspias stöd har varit särskilt värdefullt i situationer där kontinuiteten behövt säkerställas trots sjukfrånvaro eller semestrar.
Även om det är svårt att peka på exakta mätbara effekter har samarbetet skapat en ny trygghet för Viking Line. Organisationen behöver inte längre själv lösa backup-arrangemang eller oroa sig för att lönerna inte ska bli hanterade i tid i alla situationer.
