Viking Line ja Aspia – varmuutta palkkaprosesseihin, aikaa liiketoiminnan kehittämiseen
Viking Line on kansainvälinen varustamoyhtiö, jolla on toimintaa Suomessa, Ruotsissa ja Virossa. Yhtiö työllistää noin 2 500 henkilöä, joista merkittävä osa työskentelee merellä ja noin 500 maissa.
Aspia hoitaa Viking Linen Suomessa työskentelevän maahenkilöstön palkanlaskentaa toimintaympäristössä, jossa henkilöstömäärät ja resurssitarpeet vaihtelevat jatkuvasti. Vakituisten työntekijöiden lisäksi mukana on paljon tuntityötä tekeviä, joita tarvitaan erityisesti sesonkien, sairauspoissaolojen ja lomien aikana. Palkkahallinnon näkökulmasta kokonaisuus on vaativa.
Lähtötilanne: monimutkainen toimintaympäristö ja haavoittuva palkkaprosessi
Palkkaprosessin jatkuvuus oli pitkälti yksittäisten henkilöiden varassa. Erityisesti poissaolot ja lomat toivat mukanaan haavoittuvuutta, johon haluttiin löytää luotettava ratkaisu.
”Meillä on sekä lakisääteiset vaatimukset että omat sisäiset säännöt, ja niiden yhteensovittaminen ei ole aina yksinkertaista”, HR-johtaja Camilla Englund Viking Linelta kertoo.
Tavoite: varmuutta palkkaprosessiin ja enemmän aikaa kehitystyöhön
Tavoitteena oli rakentaa toimintamalli, jossa palkkaprosessi toimii luotettavasti kaikissa tilanteissa – myös sairauspoissaolojen ja lomien aikana.
Samalla Viking Line halusi vapauttaa HR:n aikaa enemmän liiketoimintaa tukeviin ja kehittäviin tehtäviin operatiivisen arjen sijaan.
Ratkaisu: selkeä työnjako ja palkkahallinnon asiantuntijakumppani
Yhteistyössä Aspian kanssa Viking Line on rakentanut mallin, jossa korostuvat selkeä työnjako, jatkuvuus ja palkkahallinnon asiantuntemus.
Palkkahallinnon keskeiset osa-alueet on keskitetty Aspialle, joka toimii kumppanina erityisesti tilanteissa, joissa tarvitaan varmuutta, kokemusta ja jatkuvuutta.
”Palkkahallinto on selkeästi Aspian vahvaa ydinaluetta, ja yhteistyön tekeminen on siksi kannattavaa”, Englund toteaa.
Tulokset: lisää varmuutta ja aikaa liiketoiminnan tukemiseen
Yhteistyön suurin hyöty näkyy Viking Linella ennen kaikkea turvallisuuden tunteena ja arjen sujuvuutena.
”Suurin hyöty yhteistyöstä on lisääntynyt varmuus palkkaprosessiin. Samalla HR voi keskittyä enemmän liiketoimintaa tukeviin ja kehittäviin tehtäviin”, Englund kuvailee.
Näin ollen vaikka tarkkoja mitattavia hyötyjä on vaikea arvioida, yhteistyö on tuonut Viking Linelle uudenlaista toimintavarmuutta. Organisaation ei tarvitse enää itse ratkaista palkkaprosessin varahenkilöjärjestelyjä tai kantaa huolta siitä, valmistuvatko palkat ajallaan kaikissa tilanteissa.
Aspian tuki on erityisen tärkeää tilanteissa, joissa palkanlaskennan jatkuvuus pitää varmistaa poissaoloista tai lomista huolimatta!
