Ostolaskujen käsittelyn ulkoistaminen – mitä yrityksen kannattaa huomioida?
Ostolaskujen käsittelyn voi ulkoistaa kokonaan tai osittain yrityksen tarpeiden mukaan. Ulkoistaminen vapauttaa aikaa, tehostaa prosesseja, vähentää kustannuksia ja tuo taloushallintoon lisää osaamista ja jatkuvuutta.
Aspian Rovaniemellä toimiva ostoreskontraan erikoistunut palvelukeskus tarjoaa ostolaskujen käsittelyn asiantuntijapalveluita eri toimialojen yrityksille. Palvelu voidaan rakentaa esimerkiksi laskujen käsittelystä, tiliöinnistä ja maksatuksesta tai osaksi laajempaa taloushallinnon kokonaisuutta.
Mitä ostolaskujen käsittelyn ulkoistamista suunnittelevan yrityksen kannattaa ottaa huomioon?
Tavoitteet selviksi ja odotukset yhteistyölle
Kaikki lähtee tavoitteista. Mieti ensin, mitä haluat ulkoistamisella saavuttaa. Haluatko säästää aikaa ja kustannuksia, parantaa laatua tai vapauttaa oman henkilöstön aikaa muihin tehtäviin? Ovatko laskumäärät kasvaneet ja tarvitset lisää osaavia tekijöitä?
Ennen ulkoistamista kannattaa tarkastella myös nykyistä ostolaskuprosessia. Miten tiliöinti ja laskujen kierrätys on hoidettu? Millainen tilikartta on käytössä? Kuka tarkastaa ja hyväksyy laskut?
Nämä tiedot tarvitaan yhteistyön alussa, jotta palvelu saadaan käyntiin sujuvasti. Tämän jälkeen kumppani huolehtii sovitun prosessin ylläpidosta ja ohjeistusten ajantasaisuudesta. Kumppani voi vastata esimerkiksi ostolaskujen käsittelystä, tiliöinnistä, maksatuksesta ja uusien toimittajien perustamisesta järjestelmään.
Käytössä olevan järjestelmän arviointi
Ulkoistamisen yhteydessä kannattaa arvioida myös nykyistä järjestelmää: vastaako se yrityksen tämänhetkisiin ja tuleviin tarpeisiin? Jos ei, järjestelmän vaihtaminen voi tuoda merkittäviä hyötyjä ja säästöjä.
Samalla on hyvä ratkaista, kuka vastaa järjestelmän pääkäyttäjyydestä. Pääkäyttäjyys voidaan pitää yrityksellä tai antaa kumppanille. Kun kumppani toimii pääkäyttäjänä, järjestelmää ja prosesseja voidaan kehittää yhtenä kokonaisuutena ja automaatiota hyödyntää tehokkaammin.
Laskumäärä ja laskutyypit vaikuttavat ulkoistuksen toteutukseen
Ulkoistamista suunniteltaessa on tärkeää selvittää laskujen määrä ja tyyppi. Kuinka paljon laskuja käsitellään kuukaudessa? Pysyykö määrä tasaisena vai vaihteleeko se esimerkiksi sesonkien mukaan? Entä kuinka suuri osa laskuista perustuu ostotilauksiin?
Laskumäärät ja niiden vaihtelu vaikuttavat siihen, miten palvelu kannattaa rakentaa ja kuinka paljon automaatiota prosessissa voidaan hyödyntää.
Jos yrityksesi vastaanottaa vielä paperisia laskuja, niiden käsittely kannattaa sähköistää. Vuonna 2020 voimaan tullut laki sähköisestä laskutuksesta (241/2019) toi yrityksille oikeuden pyytää toiselta yritykseltä eurooppalaisen standardin mukaista sähköistä laskua. Sähköinen laskutus nopeuttaa käsittelyä, vähentää manuaalista työtä ja luo paremmat edellytykset automaatiolle.
Ulkoistamisen tavoitteena jatkuva kehitys ja säästöt
Ulkoistaminen ei tarkoita vain nykyisen työn siirtämistä kumppanille. Aspia ottaa nykyisen ostolaskuprosessin haltuun ja lähtee kehittämään sitä yhdessä asiakkaan kanssa. Tavoitteena on sujuvampi prosessi, korkeampi automaatioaste ja pienemmät kustannukset.
Nykyistä järjestelmää ei myöskään tarvitse vaihtaa heti. Yhteistyö voidaan aloittaa olemassa olevalla ratkaisulla ja siirtyä myöhemmin tehokkaampaan järjestelmään yhdessä sovitun aikataulun mukaisesti. Yhteistyön sisältö, vastuut ja tavoitteet määritellään jo tarjousvaiheessa.
Automaatio tehostaa ostolaskujen käsittelyä merkittävästi. Kun manuaalisia työvaiheita vähennetään ja prosessia virtaviivaistetaan, laskujen käsittely nopeutuu, virheiden määrä vähenee ja kustannukset laskevat. Automaation lisääminen voi edellyttää myös investointeja järjestelmiin tai niiden kehittämiseen. Aspian asiantuntijat auttavat tunnistamaan, mihin kannattaa investoida, jotta panostukset tuottavat mahdollisimman suuren hyödyn ja maksavat itsensä takaisin.
Sujuva yhteydenpito osana yrityksen arkea
Saat oman yhteyshenkilön, joka tuntee yrityksesi ja sovitun palvelukokonaisuuden. Asiakkuudesta riippuen tiimissä voi olla mukana myös ostolaskujen käsittelyyn erikoistunut asiantuntija, joka osallistuu prosessien jatkuvaan kehittämiseen.
Asiakkuusvastaava varmistaa, että sovitut tavoitteet ja palvelutasot toteutuvat. Tavoitteita voidaan myös tarkentaa yhteistyön edetessä, kun prosessista saadaan lisää tietoa ja uusia kehityskohteita tunnistetaan.
Ostolaskujen käsittelyn ulkoistaminen vapauttaa yrityksen aikaa omaan liiketoimintaan ja vähentää riippuvuutta yksittäisistä henkilöistä. Kokenut kumppani tuo prosessiin jatkuvuutta, osaamista ja tehokkuutta – samalla kustannukset pienenevät ja virheiden riski vähenee.
