Sujuva palkanlaskenta alkaa työajan kirjauksesta
Palkanlaskennan sujuvuus riippuu paljon siitä, miten palkkaan vaikuttavat tiedot kirjataan ja miten ne kulkevat työntekijältä palkanlaskentaan. Kun työajat, lisät ja poissaolot kirjataan oikein jo prosessin alussa ja tieto siirtyy järjestelmien välillä ajallaan, manuaalinen työ ja virheiden selvittäminen vähenevät.
Jos tietoja sen sijaan kirjataan useaan paikkaan, lisiä lasketaan käsin tai hyväksyntöjä puuttuu, selvitystyö kasaantuu helposti palkkakauden loppuun. Palkanlaskennassa havaittu virhe voi silloin käynnistää pitkän selvitysketjun: palkanlaskija kysyy asiasta yrityksen palkkayhteyshenkilöltä, tämä esihenkilöltä ja esihenkilö työntekijältä. Kun vastaus saadaan, tieto kulkee samaa reittiä takaisin.
Palkkaprosessia voidaan sujuvoittaa automatisoinnilla, järjestelmien välisillä integraatioilla ja selkeillä toimintatavoilla. Kehittäminen kannattaa aloittaa prosessin alkupäästä: siitä, miten palkkaan vaikuttava tieto syntyy, kirjataan ja siirtyy työntekijältä palkanlaskentaan.
Seuraavat viisi tilannetta ovat tavallisia automatisoinnin kehityskohteita:
1. Työajat kirjataan, mutta lisät lasketaan käsin
Jos työaikajärjestelmä ei tulkitse työehtosopimuksen sääntöjä, ylityöt ja lisät jäävät selvitettäviksi palkkakauden lopussa. Kun tulkinta tehdään jo kirjauksen yhteydessä, työntekijä näkee saldonsa ja lisänsä ajoissa, esihenkilö voi tarkistaa poikkeamat ja palkanlaskentaan siirtyy valmiiksi tulkittu aineisto.
Pienikin automatisointi voi poistaa toistuvaa työtä. Eräässä asiakastilanteessa ylityötuntien pyöristyssääntöjen määrittäminen työaikajärjestelmään poisti palkanlaskijan jokaisella palkkakaudella tekemät käsin laskennat.
2. Sama poissaolo kirjataan moneen paikkaan
Kun sama loma tai poissaolo kirjataan useaan järjestelmään, muutokset aiheuttavat helposti korjaus- ja selvitystyötä. Siksi kirjauksille kannattaa määrittää yksi ensisijainen paikka, josta tiedot ja muutokset siirtyvät muihin järjestelmiin.
Kaiken laskennan ei tarvitse tapahtua samassa paikassa. Esimerkiksi lomapäivät voidaan kerryttää palkkajärjestelmässä ja näyttää saldo työntekijälle työaikajärjestelmässä. Olennaista on sopia tiedon lähde ja varmistaa sen kulku.
3. Integraatio siirtää uuden työntekijän tiedot, mutta unohtaa muutokset
Työsuhteen alkaminen ja päättyminen siirtyvät usein automaattisesti järjestelmien välillä, mutta työsuhteen aikaiset muutokset voivat jäädä käsityöksi. Esimerkiksi siirtyminen kokoaikaisesta 80 prosentin työaikaan vaikuttaa työajan laskentaan, työvuorosuunnitteluun ja palkkaan.
Integraation pitää välittää myös tulevat muutokset voimaantulopäivineen. Muuten työvuoroja saatetaan suunnitella vanhan työajan perusteella, mikä aiheuttaa turhaa korjaamista.
4. Virhe löydetään vasta palkkakauden lopussa
Palkanlaskennassa havaittu puuttuva kirjaus tai hyväksymätön ylityö voi käynnistää usean ihmisen selvitysketjun. Työaikajärjestelmän muistutukset ja poikkeamien tunnistaminen auttavat korjaamaan tiedot jo ennen palkka-aineiston muodostamista.
Samalla vastuut selkeytyvät: työntekijä kirjaa, esihenkilö tarkistaa ja hyväksyy, ja palkanlaskenta saa mahdollisimman valmista aineistoa.
5. Järjestelmä toimii, mutta uusi tapa ei juurru arkeen
Automaatio tarvitsee tuekseen yhteiset toimintatavat. Jos työaikoja ei hyväksytä määräajassa tai tietoja ylläpidetään rinnakkain Excelissä, käsityö jatkuu.
Koulutuksessa on siksi selvennettävä, mikä kunkin käyttäjän työssä muuttuu ja miksi. Esihenkilöiden osallistaminen jo käyttöönottoprojektissa auttaa löytämään käytännön hankaluudet ajoissa ja omaksumaan uuden toimintatavan.
Esimerkkilaskelma automatisoinnin säästöistä
Automatisoinnin hyötyä arvioitaessa huomioidaan sekä yrityksen oma hallinnollinen työ että palkka-aineiston manuaalisen käsittelyn kustannukset. Näitä verrataan uuden ratkaisun kokonaiskustannuksiin, joihin kuuluvat käyttöönotto, järjestelmä, integraatiot ja jäljelle jäävä käsityö.
Esimerkiksi 50 työntekijän yrityksessä laskelma voisi näyttää tältä:
- Nykyisen prosessin kustannukset: 25 000 €/vuosi
- Käyttöönoton kertakustannus: 8 000 €
- Uuden ratkaisun jatkuvat kokonaiskustannukset: 10 000 €/vuosi
Ensimmäisen vuoden säästö:
(25 000 € − 10 000 €) × 1 − 8 000 € = 7 000 €
Kolmen vuoden kokonaissäästö:
(25 000 € − 10 000 €) × 3 − 8 000 € = 37 000 €
Laskelma on suuntaa antava ja olettaa vuosikustannusten pysyvän samoina. Yrityskohtainen hyöty selviää kartoittamalla nykyinen työmäärä ja se, mitkä työvaiheet voidaan automatisoida. Vapautuva työaika antaa lisäksi työntekijöille, esihenkilöille ja HR mahdollisuuden keskittyä muihin tehtäviin.
Mistä automatisointi kannattaa aloittaa?
Kaikkea ei tarvitse automatisoida kerralla. Ensimmäiseksi kannattaa käydä palkkaprosessi läpi alusta loppuun ja tunnistaa kohdat, joissa sama tieto kirjataan useasti, tulkitaan käsin tai joudutaan selvittämään joka palkkakaudella uudelleen.
Ensimmäiseksi kehityskohteeksi sopii työvaihe, joka toistuu usein ja jonka muuttamisen hyöty on helppo mitata. Se voi olla työaikojen TES-tulkinta, poissaolomuutosten siirtyminen palkkajärjestelmään tai työsuhdemuutosten välittyminen ajoissa.
Kun kohde on valittu, määritellään uusi toimintatapa ja vastuut, toteutetaan tarvittavat muutokset ja testataan myös poikkeustilanteet. Käyttöönoton jälkeen seurataan, väheneekö käsityö ja missä tarvitaan vielä kehittämistä.
Hyvä aloituskysymys on yksinkertainen: mitä yrityksessänne joudutaan tekemään tai selvittämään käsin jokaisella palkkakaudella?
Haluatko selvittää, mistä teidän palkkaprosessinne kehittäminen kannattaisi aloittaa?
Varaa maksuton 30 minuutin sparraus Aspian työaikaratkaisujen asiantuntijan kanssa. Sparrauksessa käydään läpi nykyiset työvaiheet ja tunnistetaan ensimmäinen järkevä kehityskohde.
