Spatium Toimitilat vapautti aikaa johtamiseen ja kiinteistökannan kehittämiseen Aspian talous- ja palkkapalveluiden avulla
Spatium Toimitilat on Lahden kaupungin sataprosenttisesti omistama kiinteistöyhtiö, jonka tehtävänä on edistää osaltaan kaupungin elinvoimaa. Yhtiö toimii kaupallisilla markkinoilla: se kehittää ja vuokraa toimitiloja yritysten tarpeisiin sekä toteuttaa uusia kiinteistöhankkeita.
Spatiumin kiinteistökanta on monipuolinen. Yhtiön tytäryhtiöinä ovat muun muassa Lahden jäähalli Oy, Kiinteistö Oy Lahden Tiedepuisto ja Paavolakiinteistöt Oy. Kokonaisuuteen kuuluu lisäksi hyvin erilaisia toimitiloja ja käyttötarkoituksia.
Kaupallisilla markkinoilla toimivalle yhtiölle taloushallinnon sekä palkanlaskennan luotettavuus, jatkuvuus ja riittävät resurssit ovat tärkeitä. Aspian kanssa Spatium on rakentanut toimintamallin, jossa nämä toiminnot eivät ole yhden henkilön varassa ja toimitusjohtajan aikaa vapautuu operatiivisesta tekemisestä johtamiseen.
Lähtötilanne: pieni organisaatio tarvitsee vahvat kumppanit
Toimitusjohtaja Jouni Kanervo on johtanut yhtiötä 15 vuoden ajan. Pienessä ja ketterässä organisaatiossa oma tekeminen halutaan keskittää kiinteistöihin, asiakkaisiin ja toiminnan kehittämiseen. Kaikkea tarvittavaa osaamista ei siksi ole tarkoituksenmukaista rakentaa oman organisaation sisälle.
Yhtiön alkuvaiheessa, Spatiumin taloushallinnosta vastasi yhden henkilön tilitoimisto. Toiminnan kehittyessä yhtiössä tunnistettiin tarve kumppanille, jonka resurssit varmistaisivat palvelun jatkuvuuden myös esimerkiksi lomien ja muiden poissaolojen aikana.
Ratkaisu: taloushallinto ei ole yhden henkilön varassa
Aspian myötä Spatium sai taloushallintonsa tueksi laajan asiantuntijaorganisaation. Yhteistyö kattaa taloushallinnon lisäksi palkka- ja palkkiopalveluita, ja Aspian asiantuntijoita voidaan hyödyntää myös erilaisissa talouden erityistarpeissa.
Kanervolle yksi toimintamallin tärkeimmistä hyödyistä on jatkuvuus, sillä taloushallinto tai palkanmaksu eivät ole enää yhden henkilön varassa.
“Backup-toiminnot ovat toimineet varsin hyvin. Olen saanut aina vastauksen nopeasti.”
Yhteistyössä korostuvat myös reagointi ja vastuunotto. Asioihin tartutaan ja ne viedään eteenpäin. “Jos tiivistän merkittävimmän muutoksen, niin asioiden hoitaminen, niihin tarttuminen ja vastuullisuus ovat korkealla tasolla.”
Tulokset: luotettavaa tietoa päätöksentekoon ja enemmän aikaa johtamiseen
Taloushallinnon kumppanuus yhdessä Spatiumin oman työnjaon kehittymisen kanssa on vähentänyt Kanervon tarvetta osallistua operatiiviseen tekemiseen ja vapauttanut aikaa kokonaisuuden johtamiseen. Taloushallinnon tuottamalla tiedolla on myös tärkeä rooli päätöksenteossa. “Luotan lukuihin, joita saan Aspian asiantuntijoilta. Se on oleellisinta.” Spatiumin hallitus kokoontuu pääsääntöisesti kuukausittain, ja talouslukuja tarkastellaan perusteellisemmin kvartaaleittain.
Jatkuvan taloushallinnon palvelun lisäksi Spatium on hyödyntänyt Aspian talouden asiantuntijoita esimerkiksi kassavirtaennusteiden ja muiden taloudellisten selvitysten laatimisessa. Ennusteita on hyödynnetty suoraan hallitustyössä tukemaan näkemystä yhtiön nykytilanteesta ja tulevaisuudesta.
Kumppanuus kehittyy Spatiumin tarpeiden mukana
Pienelle organisaatiolle kumppanuuden arvo syntyy myös siitä, että tarvittavaa laajaa asiantuntemusta on saatavilla silloin, kun sitä tarvitaan. Päivittäisen taloushallinnon rinnalla Spatium voi hyödyntää Aspian osaamista ja kehittää yhteistyötä omien tarpeidensa mukana. Kanervon arvio yhteistyöstä on selkeä muiden yhtiöiden toimitusjohtajille: “Pystyn suosittelemaan Aspiaa kaikin puolin.”
