Julkisomisteinen yhtiö hyötyy ehdoista, jotka mahdollistavat parhaat palvelut
Onnistunut palveluhankinta tuo julkisomisteiselle yhtiölle selkeyttä, sujuvuutta ja paremmat edellytykset keskittyä omaan tehtäväänsä. Sopimusehdoilla on tässä suuri merkitys: kun ehdot määritellään hankinnan tavoitteiden mukaan, ne voivat vahvistaa kilpailua ja auttaa löytämään juuri oikeat palvelukumppanit.
Aspia auttaa julkisomisteisia yhtiöitä rakentamaan sujuvampaa ja selkeämpää arkea talous-, HR- ja palkkapalveluiden sekä yritysjuridiikan asiantuntemuksen avulla.
Keskustellaan, miten palveluhankinta voi tukea sinun yhtiösi arkea, kehitystä ja kasvua.
JYSE on hyvä pohja, mutta ei valmis sopimus
JYSE eli julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot on hyvä ja laajasti käytetty lähtökohta hankintalain piiriin kuuluvien organisaatioiden hankinnoissa. Sopimusehtoja ylläpitää Valtiovarainministeriö ja Julkisten hankintojen neuvontayksikkö neuvoo hankintayksiköitä erityisesti hankintalain soveltamiseen ja hankintamenettelyihin liittyvissä kysymyksissä.
Palvelu- ja tavarahankinnoille on omat ehtonsa, ja uusimmat JYSE-ehdot palveluhankinnoille on julkaistu vuonna 2025.
JYSE ei kuitenkaan ole valmis sopimusliite jokaiseen tilanteeseen, vaan täydentää varsinaista hankintasopimusta.
Vastuu hankinnan vaatimuksista on hankintayksiköllä, joka tarjouspyynnön ja sopimuksen laatii. Siksi ehtojen soveltuvuus pitää arvioida hankintakohtaisesti. Hankinnan tavoitteita aidosti tukevat ehdot luovat ostajalle ja palveluntarjoajalle selkeän yhteistyön perustan.
Haaste syntyy silloin, kun vakioehdot liitetään tarjouspyyntöön rutiininomaisesti ilman, että niiden vaikutuksia hintaan tai palvelun toteutukseen arvioidaan riittävästi. Ostajan näkökulmasta turvalliselta näyttävä ehto voi käytännössä rajata pois toimivia ja laajasti käytettyjä palveluita.
Hyvin määritellyt ehdot tukevat sujuvaa palvelua
Julkisomisteisen yhtiön näkökulmasta sopimusehtojen tehtävä on
- turvata hankinta ja
- mahdollistaa palvelu, joka toimii arjessa.
Jos jokin JYSE-ehto ei sovi kyseiseen hankintaan, poikkeus tai tarkennus kannattaa kirjoittaa pääsopimukselle selkeästi.
Kun ehdot perustuvat hankinnan todellisiin tarpeisiin ja riskeihin, kilpailutus tukee paremmin sekä ostajan tavoitteita että palvelun onnistunutta toteutusta.
Hyvin määritellyt ehdot selkeyttävät vastuita, vähentävät epävarmuutta ja helpottavat palvelun käyttöönottoa.
Tietojen sijaintia koskevat vaatimukset kannattaa kohdistaa oikein
Yksi ajankohtainen esimerkki liittyy tietojen käsittelyyn ja sijaintiin. Kilpailutuksessa voidaan edellyttää, että palvelussa käsiteltävät tiedot pysyvät kokonaisuudessaan EU- tai ETA-alueella. Taustalla voi olla perusteltuja tietosuojaan, tietoturvaan, huoltovarmuuteen tai riskienhallintaan liittyviä tavoitteita.
Samalla on tärkeää arvioida, mitä vaatimus tarkoittaa juuri kyseisessä palvelussa. On eri asia edellyttää henkilötietojen käsittelylle lainmukaisia suojatoimia kuin kieltää kategorisesti kaiken tiedon käsittely tai siirtäminen EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Käytännössä nykyaikaiset pilvipalvelut hyödyntävät globaalia infrastruktuuria ja alihankintaverkostoa. Tämän vuoksi ehdotonta vaatimusta kaiken tiedonkäsittelyn pysymisestä tietyllä maantieteellisellä alueella ei voida toteuttaa ilman, että merkittävä osa markkinoilla olevista ratkaisuista rajautuu hankinnan ulkopuolelle.
Ehdottomat maantieteelliset vaatimukset kannattaa siksi suhteuttaa hankinnan kohteeseen, käsiteltävän tiedon luonteeseen ja todelliseen riskiin. Näin tietosuoja ja tietoturva pysyvät vahvoina ilman, että kilpailu kaventuu tarpeettomasti.
Toimivat ehdot lisäävät kilpailua ja vaihtoehtoja
Jos ehdot määritellään tavalla, jota markkinoiden parhaat palveluntarjoajat tai ohjelmistot eivät käytännössä pysty täyttämään, seurauksena voi olla vähemmän tarjouksia ja kilpailutuksen uusiminen, korkeammat hinnat ja/tai teknologisesti ja palveluiltaan rajatumpi ratkaisu.
Kohtuulliset ja selkeät sopimusehdot ovat toimivan yhteistyön perusta.
Palvelusopimuksissa on tärkeää huomioida muun muassa alihankkijoiden joustava vaihtaminen, vastuiden kohtuullinen rajaaminen, tarkoituksenmukaiset auditointikäytännöt sekä palvelun tuotannossa käytettävien kolmansien osapuolten järjestelmien ehdot. Toimittajalle ei tule muodostaa palveluun ja sen arvoon nähden kohtuutonta tai rajoittamatonta taloudellista riskiä, eikä pilvipalveluiden alihankkijoilta voida aina edellyttää erillisiä auditointeja, vaan vaatimustenmukaisuus voidaan osoittaa esimerkiksi ISO 27001 -sertifioinnilla tai vastaavalla dokumentaatiolla. Selkeät ja markkinakäytännön mukaiset ehdot varmistavat, että palvelu voidaan tuottaa tehokkaasti ja että sopimuksen riskit ovat oikeassa suhteessa palvelun laajuuteen ja arvoon.
Kun ehdot määritellään suhteessa hankinnan tavoitteisiin, markkinoille syntyy paremmat edellytykset tarjota ratkaisuja, jotka tuovat arkeen tehokkuutta, läpinäkyvyyttä ja kehittämisen mahdollisuuksia.
Tämä on tärkeää erityisesti palveluissa, joissa taloushallinto, HR, palkkahallinto, juridiikka, järjestelmät ja data kytkeytyvät yhä tiiviimmin toisiinsa.
Markkinavuoropuhelu auttaa löytämään parhaat ratkaisut
Ennen varsinaista tarjouspyynnön jättämistä käytävä markkinavuoropuhelu auttaa ostajaa ymmärtämään jo ennen vaatimusten ja ehtojen lukitsemista, millaisia ratkaisuja markkinoilla on ja miten eri vaatimukset vaikuttavat toteutukseen.
Kun palveluyritysten sekä teknologia- ja ohjelmistotoimittajien näkökulmat huomioidaan ajoissa, hankintayksikkö voi määritellä ehdot, jotka ovat sekä turvallisia että toteuttamiskelpoisia.
Käytännössä onnistunut palveluhankinta rakentuu muutaman perusasian varaan:
- JYSE on hyvä lähtökohta, mutta ei automaattinen ratkaisu
- Ehdot kannattaa suhteuttaa hankinnan todellisiin tavoitteisiin ja riskeihin
- Liian tiukat ehdot voitavat kaventaa kilpailua ja/tai nostaa kustannuksia
- Markkinavuoropuhelu auttaa löytämään ratkaisut, jotka ovat sekä turvallisia että toteuttamiskelpoisia
Aspia tukee julkisomisteisia yhtiöitä arjessa, kasvussa ja muutoksissa
Aspia auttaa julkisomisteisia yhtiöitä rakentamaan sujuvampaa ja selkeämpää arkea talous-, HR- ja palkkapalveluiden sekä yritysjuridiikan asiantuntemuksen avulla.
Tuemme organisaatioita ihmisten, datan ja teknologian avulla, kun tarvitaan luotettavaa ja asiantuntevaa tukea, parempaa läpinäkyvyyttä tai kykyä viedä muutoksia hallitusti eteenpäin.
Julkisomisteisille yhtiöille tämä voi käytännössä tarkoittaa esimerkiksi
- taloushallinnon sujuvoittamista ja kehittämistä
- HR-toimintojen tukemista ja kehittämistä
- palkanlaskennan varmistamista
- yritysjuridiikan asiantuntijatukea päätöksenteon ja sopimusten tueksi
Tavoitteena ovat palvelut, jotka tukevat arjen toimintaa jo nyt sekä antavat paremmat edellytykset kasvaa, kehittyä ja vastata muuttuviin vaatimuksiin myös tulevaisuudessa. Aspialta saat asiakaskohtaisesti suunnitellut palvelut ja ratkaisut, joita tarvitset joko lyhyt- tai pitkäaikaiseen tarpeeseen.
Haluatko varmistaa, että seuraava palveluhankinta tukee sekä arjen sujuvuutta että pitkän aikavälin tavoitteita? Aspian asiantuntijat auttavat.
