Saatavien hallinta – kuinka vanhoja laskuja kehtaa vielä periä?
Kiire painaa päälle ja myyntilaskujen seuranta jää muiden töiden jalkoihin. Kun myyntireskontraan myöhemmin palataan, vastaan saattaa tulla kuukausia tai jopa vuosia vanhoja avoimia laskuja. Silloin mieleen voi nousta hyvin inhimillinen kysymys: kehtaako näin vanhaa laskua enää lähteä perimään?
Saatavan ikä ei yksin ratkaise sitä, voiko laskua vielä periä. Olennaista on selvittää, onko saatava edelleen voimassa ja onko sen vanhentuminen mahdollisesti katkaistu. Mitä aikaisemmin maksamattomiin laskuihin reagoidaan, sitä paremmat mahdollisuudet yrityksellä on saada saatavansa kotiutettua.
Jos saatava on vanhentunut, sitä ei lähtökohtaisesti tule enää periä. Siksi vanhojen laskujen kohdalla ensimmäinen tehtävä ei ole lähettää muistutusta automaattisesti, vaan selvittää saatavan peruste, eräpäivä ja mahdolliset aiemmat katkaisutoimet. Toimiva myyntireskontra ja järjestelmällinen saatavien hallinta auttavat ehkäisemään tilanteita, joissa yritykselle kuuluvaa rahaa jää tarpeettomasti asiakkaiden taskuihin.
Saatavien hallinta
Saatavien hallinta on olennainen osa yrityksen myyntireskontraa ja kassavirran hallintaa. Se ei pääty laskun lähettämiseen, vaan kokonaisuuteen kuuluu myös maksujen seuranta ja reagointi erääntyneisiin saataviin. Käytännössä tähän voivat kuulua esimerkiksi avoimien myyntilaskujen seuranta, suoritusten kohdistaminen, maksumuistutukset sekä tarvittaessa saatavien siirtäminen perintään.
Kun prosessi toimii, yrityksellä on jatkuvasti ajantasainen tieto siitä, paljonko avoimia saatavia on ja kuinka vanhoja ne ovat. Samalla maksamattomiin laskuihin voidaan reagoida suunnitelmallisesti eikä vasta siinä vaiheessa, kun saatavat ovat jo pitkään olleet erääntyneitä.
Saatavan vanhentuminen
Velan yleinen vanhentumisaika Suomessa on kolme vuotta, jollei vanhentumista ole sitä ennen katkaistu. Jos velalle on sovittu eräpäivä, vanhentumisaika alkaa lähtökohtaisesti kulua eräpäivästä. Yksittäisen saatavan tilanne kannattaa aina arvioida tapauskohtaisesti, sillä vanhentumiseen ja perintään voi vaikuttaa esimerkiksi saatavan peruste, velallisen asema, aiemmat toimenpiteet ja mahdollinen erityislainsäädäntö.
Kolmen vuoden sääntö ei kuitenkaan tarkoita sitä, että jokainen kolme vuotta vanha lasku olisi automaattisesti menetetty. Vanhentuminen voidaan katkaista esimerkiksi silloin, kun velkoja vaatii maksua tai muuten muistuttaa velallista yksilöidystä velasta. Myös velallisen suoritus, velan tunnustaminen tai maksujärjestelystä sopiminen voi katkaista vanhentumisen. Katkaisun jälkeen alkaa uusi samanpituinen vanhentumisaika.
- Esimerkiksi jos lasku on erääntynyt kaksi vuotta sitten, eikä sitä ole sen jälkeen muistutettu, saatava ei ole vielä yleisen kolmen vuoden vanhentumisajan perusteella vanhentunut. Jos samaan laskuun ei kuitenkaan reagoida ennen kolmen vuoden määräajan täyttymistä, saatava voi vanhentua.
- Jos taas laskusta on lähetetty asiakkaalle yksilöity maksumuistutus vanhentumisajan kuluessa, vanhentuminen katkeaa ja alkaa uusi kolmen vuoden vanhentumisaika. Tämän vuoksi on tärkeää, että muistutuksista ja muista yhteydenotoista jää selkeä jälki.
On kuitenkin hyvä huomata, että kaikkiin saataviin ei sovelleta täsmälleen samoja sääntöjä. Esimerkiksi kuluttajasaataviin, tuomioon perustuviin saataviin, julkisoikeudellisiin saataviin ja erityislainsäädännön piirissä oleviin saataviin voi liittyä omia vanhentumista tai perintää koskevia määräyksiä. Vanhojen saatavien kohdalla tilanne kannattaa siksi tarkistaa tapauskohtaisesti.
Vanhan laskun perintä
Etenkin pitkäaikaisen asiakassuhteen kohdalla vanhan laskun esiin nostaminen voi tuntua kiusalliselta. Maksamattoman laskun periminen ei kuitenkaan ole epäkohteliasta. Yritys on toimittanut sovitun tuotteen tai palvelun, ja sillä on lähtökohtaisesti oikeus saada sovittu maksu.
Jos lasku on jäänyt avoimeksi pitkäksi aikaa, tilanteessa kannattaa huomioida myös asiakassuhde. Ennen yhteydenottoa on hyvä tarkistaa laskun taustatiedot, mahdolliset reklamaatiot, aiemmat muistutukset ja se, onko saatava edelleen voimassa. Sen jälkeen asiakkaaseen voidaan olla yhteydessä ratkaisukeskeisesti eli kerrotaan avoimesta laskusta, varmistetaan sen tilanne ja sovitaan tarvittaessa jatkotoimista.
Jos saatava on aiheellinen, asiakkaan kanssa sovitaan maksusta tai maksusuunnitelmasta. Jos asiakas ei reagoi yhteydenottoon tai maksua ei saada sovitusti, saatava voidaan tarvittaessa siirtää perintään. Tärkeintä on toimia dokumentoidusti ja riittävän ajoissa, jotta saatavan vanhentuminen ei pääse yllättämään.
Viivästyskorko ja kulut
Kun maksu viivästyy, yrityksellä voi olla oikeus periä viivästyskorkoa ja tietyissä tilanteissa myös perintäkuluja. Yritysten välisissä kaupallisissa sopimuksissa lakisääteinen viivästyskorko on korkolain mukainen viitekorko lisättynä kahdeksalla prosenttiyksiköllä. Koska viivästyskorko voi muuttua puolivuosittain, ajantasainen korkoprosentti kannattaa tarkistaa Suomen Pankin julkaisemalta listalta Korkolain mukainen viitekorko ja viivästyskorot.
Lisäksi yritysten välisissä kaupallisissa sopimuksissa velkojalla voi olla oikeus 40 euron vakiokorvaukseen perintäkuluista, jos maksu on viivästynyt siten, että velkojalla on oikeus viivästyskorkoon. Käytännön menettely ja perittävät kulut riippuvat kuitenkin myös asiakassuhteesta, sopimusehdoista ja siitä, hoidetaanko muistutus- ja perintäprosessi itse vai perintäkumppanin kautta.
Käytännössä viivästyskoron euromäärä voi pienissä ja vain lyhyen aikaa myöhässä olleissa laskuissa jäädä melko vähäiseksi. Siksi olennaisinta on usein se, että maksamattomaan laskuun reagoidaan ajoissa ja että yrityksellä on selkeä muistutus- ja perintäprosessi.
Myyntireskontran siivoaminen
Jos avoimia saatavia on jo päässyt kertymään, ensimmäinen askel on selvittää kokonaiskuva. Myyntireskontrasta kannattaa käydä läpi ainakin:
- mitä avoimia laskuja yrityksellä on ja kuinka vanhoja ne ovat
- onko lasku todella maksamatta vai onko esimerkiksi suorituksen kohdistamisessa epäselvyyttä
- onko asiakkaan kanssa sovittu laskusta, maksuajasta tai maksusuunnitelmasta
- mitä muistutus- tai perintätoimia saatavalle on jo tehty ja milloin
- onko saatavan vanhentuminen vaarassa ja mitä toimenpiteitä tilanteessa tarvitaan.
Vanhojen saatavien läpikäynnin jälkeen on hyvä rakentaa toimintamalli tulevaisuutta varten. Kun avoimia saatavia seurataan säännöllisesti ja maksumuistutukset hoidetaan sovitun prosessin mukaisesti, saatavat eivät pääse huomaamatta vanhenemaan.
Hyvin hoidettu myyntireskontra tukee kassavirtaa
Saatavien hallinnassa ei ole kyse vain perinnästä. Tavoitteena on, että yrityksen tekemä työ muuttuu rahaksi sovitussa aikataulussa. Ajantasainen myyntireskontra auttaa tunnistamaan erääntyneet saatavat ajoissa, ennakoimaan kassavirtaa ja vähentämään jälkikäteen tehtävää selvittelyä. Kun avoimien laskujen seurannalle on selkeä prosessi ja vastuut on määritelty, maksamattomiin laskuihin voidaan reagoida suunnitelmallisesti eikä vasta silloin, kun ne ovat jo pitkään olleet erääntyneinä. Samalla yrityksen ei tarvitse kuukausien päästä pohtia, kehtaako vanhaa laskua enää ottaa asiakkaan kanssa puheeksi.
Voimmeko auttaa yritystäsi pitämään myyntireskontran ajan tasalla ja saatavien hallinnan hallittuna? Jätä yhteystietosi.
Tutustu myös muihin sisältöihimme
Usein kysyttyä saatavien hallinnasta
- Kuinka vanhaa laskua voi periä?
Velan yleinen vanhentumisaika on kolme vuotta, mutta vanhentuminen voidaan katkaista. Siksi laskun ikä ei yksin kerro, onko saatava vanhentunut. Tilanne kannattaa selvittää saatavakohtaisesti.
- Katkaiseeko maksumuistutus velan vanhentumisen?
Kyllä, velkojan vaatimus tai muistutus voi katkaista vanhentumisen, kun velka on yksilöity riittävällä tavalla. Katkaisun jälkeen alkaa uusi vanhentumisaika.
- Kannattaako muutaman kuukauden vanhaa laskua vielä periä?
Kyllä. Muutaman kuukauden kuluminen ei normaalisti tarkoita saatavan vanhentumista. Saatava kannattaa kuitenkin ottaa käsittelyyn mahdollisimman pian ja samalla selvittää, miksi lasku on jäänyt maksamatta.
- Miten vanhojen saatavien kertymistä voi ehkäistä?
Avoimia saatavia kannattaa seurata osana säännöllistä myyntireskontran hoitoa. Selkeä muistutus- ja perintäprosessi auttaa reagoimaan erääntyneisiin laskuihin ajoissa ja tukee yrityksen kassavirtaa.
- Mistä tiedän, onko vanhentuminen katkaistu?
Vanhentumisen katkeaminen kannattaa tarkistaa esimerkiksi lähetetyistä maksumuistutuksista, maksuvaatimuksista, osasuorituksista, maksusuunnitelmista ja muusta asiakkaan kanssa käydystä dokumentoidusta viestinnästä. Katkaisutoimen on hyvä olla jälkikäteen todennettavissa: mitä saatavaa se koski ja milloin se tehtiin.
