Tilitoimiston vaihto kannattaa, kun yhteistyö ei toimi
Moni yritys lykkää tilitoimiston vaihtamista, vaikka nykyinen yhteistyö ei vastaa tarpeita. Usein taustalla on epävarmuus: onko vaihto työläs, riskialtis tai ajoitukseltaan väärä?
Todellisuudessa tilitoimiston vaihtaminen on sujuva prosessi, kun se tehdään hallitusti ja kokeneen kumppanin kanssa. Hyvin toimiva yhteistyö tilitoimiston ja kirjanpitäjän kanssa ei ole vain arjen sujuvuutta – se on keskeinen osa yrityksen talouden hallintaa ja kasvun mahdollistamista.
Miksi vaihtoa kannattaa harkita silloin, kun yhteistyö ei toimi:
- saat ajantasaisen ja luotettavan taloustiedon päätöksenteon tueksi
- varmistat, että palvelu vastaa aidosti yrityksesi tarpeita
- vapautat aikaa liiketoiminnan kehittämiseen
Älä jää tyytymättömäksi tilanteeseen, joka hidastaa yrityksesi arkea ja kehitystä. Oikea tilitoimistokumppani toimii rinnallasi ja tukee tavoitteitasi – selkeästi ja ennakoivasti.
Hyvin toteutettu vaihto on askel kohti sujuvampaa arkea ja parempaa päätöksentekoa.
Hyviä syitä harkita tilitoimiston vaihtoa
Kun omaa kirjanpitäjää on hankala tavoittaa, keskusteluyhteys on rikkonainen tai kirjanpitäjä ei osaa kertoa talousasioista ymmärrettävästi, kommunikaatioyhteydessä on merkittäviä puutteita. Viestinnän haasteet ovat yksi yritysten yleisimpiä syitä harkita tilitoimiston vaihtoa. Ammattitaitoisen kirjanpitäjän yksi tärkeimmistä tehtävistä on toimia talouden tulkkina ja vastata asiakkaidensa kysymyksiin.
Puhutteko kirjanpitäjäsi kanssa samaa kieltä? Avaako hän yrityksesi talouden tunnuslukuja sinulle halutessasi ymmärrettävästi? Saatko taloushallinto-ohjelmistostasi varmasti hyödyt irti? Käyttekö säännöllisesti läpi yrityksesi tulevaisuuden näkymiä? Jos aprikoit näiden kysymysten kohdalla, on kirjanpitäjäsi toiminnassa mahdollisesti parannettavaa.
Viestinnän haasteet voivat tuntua pieneltä yksityiskohdalta, mutta pahimmillaan puutteellinen viestintä voi johtaa virheisiin kirjanpidossa.
Muista myös, että ennen vaihtamista tilitoimistolle kannattaa antaa palautetta ja toivoa muutoksia toimintaan. Tilitoimistoa ei aina tarvitse kokonaan vaihtaa, jos saat uuden kirjanpitäjän nykyiseltä kumppanilta. Jos toiminta ei kuitenkaan muutu toivomaasi suuntaan, huonossa yhteistyössä roikkuminen tuo vain yrityksesi arkeen turhia haasteita.
Haluatko saada taloushallinnostasi enemmän irti? Varaa ilmainen esittely asiantuntijoidemme kanssa.
Milloin on oikea aika vaihtaa tilitoimistoa tai kirjanpitäjää?
Tilitoimiston vaihto ajoittuu usein tilinpäätöskauden päättymisen jälkeiseen aikaan. Jos yhteistyössä on ollut haasteita, kauden vaihtuessa asia on helppo ottaa työpöydälle. Tilitoimiston vaihdon ei kuitenkaan tarvitse ajoittua tilikauden tai vuoden vaihteeseen, vaan se voidaan toteuttaa milloin tahansa.
Hallittu tilitoimiston vaihto toteutetaan yleensä noin 1-2 kuukauden aikana. Yrityksen talousdata siirretään uuden tilitoimiston järjestelmiin, tarvittavat oikeudet järjestetään uusille tahoille ja uuden järjestelmän käyttö otetaan haltuun. Jos taloushallinnon ohjelmisto vaihtuu tilitoimiston vaihdon yhteydessä, uuden tilitoimiston tehtäviin kuuluu perehdyttää yrityksen edustajat perusteellisesti ohjelman käyttöön.
Näin minimoit riskit tilitoimiston vaihtamisessa
1. Arvioi tilitoimiston kyvykkyyttä, ei pelkkää hintaa
Hinta voi tuntua houkuttavalta ykköskriteeriltä tilitoimiston valinnassa – kyse on toki merkittävästä kuukausittaisesta kulusta. Mieti pelkän hinnan sijaan kuitenkin ensisijaisesti sitä, mitä hinnalla saat.
Osaava tilitoimisto hyödyntää uusimpia digitaalisia työkaluja ja kykenee muuttumaan ja kasvamaan yrityksesi mukana. Jotta toimiston vaihto osuisi kerralla nappiin, kannattaa arvioida tilitoimiston kyvykkyyttä kehittää palvelutarpeitaan yrityksesi mukana. Millainen tilitoimiston palveluvalikoima on? Onko tilitoimistolla kyvykkyyttä tukea yritystäsi tulevaisuuden tarpeissasi?
Laske hinta-arvio tilitoimistopalveluille:
2. Varmista, että tilitoimistolla on kokemusta yrityksesi toimialasta sekä automaation ja tekoälyn hyödyntämisestä
Toimialasi tunteva tilitoimisto pääsee nopeasti kiinni yrityksesi arkeen, eikä aikaa kulu alan erityispiirteiden tai toimintatapojen selvittämiseen. Vakiintuneet toimintamallit samankaltaisten yritysten kanssa tekevät myös tilitoimiston vaihtamisesta sujuvampaa ja pienentävät siihen liittyviä riskejä.
Myös teknologian hyödyntämisellä on merkitystä. Modernit järjestelmät, automaatio ja tekoäly vähentävät manuaalista työtä, nopeuttavat taloushallinnon prosesseja ja auttavat tunnistamaan virheitä ja poikkeamia. Näin saat sujuvampaa ja laadukkaampaa palvelua ja voit itse keskittyä siihen, mikä on liiketoimintasi kannalta olennaista.
Varmista lisäksi, että tilitoimisto tuntee käyttämänne taloushallinnon ohjelmiston ja auttaa myös sinua ja tiimiäsi hyödyntämään sitä tehokkaasti.
3. Tukeeko uusi tilitoimisto yritystäsi vaihtoprosessissa?
Ihanteellisessa tilanteessa uusi kumppanisi ottaa ohjaavan otteen, eikä sinun tarvitse murehtia vaihdosta. Tämä on usein mahdollista tilitoimistoissa, joille on kokemuksen myötä kertynyt selkeä ja asiakaslähtöinen toimintatapa siirtoon.
Onnistuneessa vaihdossa asiat tulevat hoidetuksi suunnitellussa aikataulussa tilitoimiston johdolla. Jos joudut itse toimimaan projektipäällikkönä vaihdoksessa, voi kokemus viedä reilusti resursseja ja tuntua ajatuksenakin raskaalta.
4. Muista viestiä muutoksesta
Tilitoimiston vaihtumisesta tulee muistaa viestiä myös yrityksen sisällä, jotta asia ei tule henkilöstölle yllätyksenä. Esimerkiksi palkanlaskennan muutokset vaikuttavat yrityksessä kaikkiin henkilöihin.
Jos taloushallinnon ohjelmisto muuttuu, ohjelmistoa käyttäviä työntekijöitä on hyvä tiedottaa myös tästä hyvissä ajoin – ja kertoa, että tilitoimisto perehdyttää uuden ohjelmiston käyttöön yksityiskohtaisesti.
Taloushallinnossa asiantuntijuus ratkaisee
Lähes 30 paikkakunnalla toimivana kumppanina tuemme niin yrittäjiä, pk-yrityksiä kuin suuryrityksiä ympäri Suomea. Meiltä saat asiantuntevaa palvelua ja laajan valikoiman palveluja taloushallinnosta, HR:stä, palkanlaskennasta sekä laki- ja veroasioista.
Modernit järjestelmät, automaatio ja tekoäly tukevat sujuvaa ja tehokasta taloushallintoa. Procountor, Netvisor ja Microsoft Dynamics 365 Business Central tarjoavat erilaisiin tarpeisiin sopivia ratkaisuja, ja asiantuntijamme auttavat saamaan niistä parhaan hyödyn irti. Teknologian rinnalla saat henkilökohtaista palvelua asiantuntijaltamme, joka tuntee taloushallinnon ja on aidosti mukana yrityksesi arjessa.
